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La signature électronique prend de plus en plus le pas sur la signature papier. Ceux qui l’ont déjà adoptée vous le confirmeront : comme la plupart des solutions de dématérialisation, la signature électronique peut vous amener de nombreux avantages, dont un gain d’efficacité et des économies non négligeables. Avec les différentes offres disponibles sur le marché, elle est aujourd’hui beaucoup plus accessible et non plus réservée seulement aux grandes agences. On vous explique son fonctionnement, les conditions à mettre en place pour respecter la réglementation en vigueur en Europe et au Québec ainsi que les différentes solutions qui vous permettront d’intégrer la signature électronique à vos activités immobilières.
Dans cet article réservé aux membres premium, vous allez découvrir
- Les avantages de la signature électronique dans l’immobilier;
- Les types de documents admissibles et les conditions de validité;
- Comment ça fonctionne, concrètement, lorsqu’un client signe un document de façon électronique;
- Les principales solutions disponibles en Europe;
- Les principales solutions disponibles au Québec.
Les Avantages de la signature électronique dans l’immobilier
La signature électronique amène de nombreux avantages qui simplifieront votre vie autant que celle de vos clients. Elle vous permet d’abord de gagner un temps précieux et de minimiser les délais de signature, puisque vous n’avez plus besoin de jongler avec vos agendas respectifs pour fixer un rendez-vous. Tout le temps que vous passiez en déplacement peut donc être investi dans des activités plus profitables (comme acquérir de nouveaux prospects). Si vous travaillez à l’international ou si vos clients résident présentement dans une autre ville, opter pour la dématérialisation peut vous permettre d’éliminer les délais importants généralement liés à ce type de transaction.
La signature électronique vous permet aussi de gagner en efficacité, puisque la plupart des solutions que nous avons retenues dans la suite de cet article vous donnent accès à tous vos documents en un clic sur votre mobile ou votre tablette. Certaines offrent même des passerelles vers votre base de données clients pour en faciliter encore plus l’accessibilité.
Lorsque l’on considère tous les coûts reliés à l’impression et à l’entreposage sécuritaire de la quantité de paperasse que vous avez à traiter au quotidien, la signature électronique amène également une économie d’argent non négligeable. Vous n’aurez plus besoin de cartouches d’encre qui coûtent deux fois le prix d’achat de votre imprimante, mais surtout, vous pourrez réduire les coûts d’archivage et d’entreposage sécurisé de vos précieux documents papiers maintenant que tout est stocké sur un serveur.
Lorsqu’elle est réalisée dans un cadre sécuritaire faisant appel à des prestataires reconnus, la signature électronique a exactement la même valeur légale que la signature manuscrite. La signature électronique offre en plus des garanties de sécurité additionnelles, notamment sur l’identité du signataire et l’intégrité du document en vérifiant que celui-ci n’a pas été modifié ou altéré depuis sa signature. Certaines solutions offrent également un horodatage externe, où la date et l’heure de la signature sont apposées directement par le tiers de confiance pour éviter toute manipulation.
En bonus, à la quantité de papier que vous vous épargnerez dans les prochaines années, vous pourrez probablement vous vanter à vos clients d’avoir sauvé une forêt complète à vous tout seul!
Les Types de documents admissibles et conditions de validité
Quels sont les types de documents admissibles à la signature électronique?
La signature électronique peut être utilisée pour tous types de documents à toute étape de la transaction, à condition bien sûr que le document en question ne nécessite pas d’être notarié (les notaires disposent de leur propre solution de signature électronique). Estimations, mandats de vente ou de location, états de lieux, baux, offres d’achat, procès-verbaux du syndic sont tous des documents qualifiés pour la signature électronique.
QUELLES SONT les conditions pour qu’unE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE soit valide?
Pour que la signature électronique ait la même validité que la signature manuelle, elle doit impérativement être fournie par un prestataire de service de confiance qualifié répondant aux exigences de l’ANSSI. Au Québec, c’est l’organisme responsable d’appliquer la Loi sur le courtage immobilier et sa réglementation (OACIQ) qui délivre les accréditations aux firmes qui se conforment à leurs rigoureux critères de validité.
Pour être considérée comme valide, la signature électronique doit également être propre au signataire. Elle doit donc être associée à une preuve de l’identité de celui-ci (par exemple, une adresse courriel, un SMS ou un numéro de téléphone). La signature doit également garantir l’intégrité du document, soit un cryptage qui garantit que toute modification ultérieure du document sera détectable. La vérification de la signature doit finalement reposer sur l’utilisation d’un certificat électronique qualifié, lui aussi réglementé par l’UE.
L’archivage des documents signés de façon électronique est aussi réglementé, principalement pour assurer leur sécurité. Les documents doivent par conséquent être stockés par un organisme tiers reconnu comme prestataire de confiance par l’UE.
COMMENT ÇA Fonctionne, CONCRÈTEMENT?
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Bonjour Vincent, merci pour cet article. N’avez-vous pas étudié la solution Sell & Sign dans votre étude? Ils apparaissent pourtant comme des interlocuteurs (français) de choix dans ce domaine, et sont adossés au tiers de confiance Docapost pour authentifier les documents signés.
Bonjour Sylvain,
Effectivement, nous n’avons pas analysé cette solution. Nous allons regarder.
Bonne journée.
Salut, nous nous utilisons la solution intégrée à notre logiciel développée par la société française Cegedim.