Les 4 process que doit absolument mettre en place une agence immobilière

Des obligations légales en passant par les indispensables pour la pérennité de votre business, je voulais passer en revue les process qui me semblent cruciaux de mettre en place rapidement dans une agence. L’idée est simple. Présenter chacun des process en expliquant ses vertus et définir les questions auxquelles il faut répondre. Rentrons directement dans le vif du sujet.

1 – Le Process TRACFIN

On commence par du légal. Tracfin n’est pas une formation obligatoire pour le renouvellement de la carte, mais elle est obligatoire pour exercer la profession. Vous devez tous avoir une procédure en place et définir tout un tas d’éléments pour être en conformité avec la loi et faire votre part dans la lutte contre le blanchiment d’argent et le terrorisme.
Les questions :

• Quelle est votre cartographie des risques?
• Qui est le déclarant et qui est le correspondant?
• Quel est votre processus de découverte client vous permettant de répondre aux obligations Tracfin?
• Quels sont les éléments de votre synthèse de risque par client?
• Quel est le processus de rupture d’une relation douteuse?
• Quel est votre processus de déclaration?
• Comment vous formez-vous sur le sujet? Vos équipes?
• Comment vos collaborateurs sont informés?
• Comment restez-vous en veille sur le sujet.

Toutes ces informations vous seront demandées pendant un contrôle. C’est un sujet important et ne pas le suivre vous expose à de grosses amendes ainsi qu’à l’interdiction d’exécuter pendant un certain laps de temps.

Tout cela est expliqué avec bien plus de détails dans notre formation dédiée sur Le Campus Immo2.

2 – Process d’entrée de mandat

Le processus d’entrée de mandat, c’est le nerf de la guerre. C’est grâce à lui que vous allez générer du business, valider la qualité du travail et du soin apporté à cette partie primordiale de votre entreprise.
Les questions :

• Par quel moyen de communication les mandats rentrent? Bouche à oreille? Publicité Internet? Appel à l’agence? Pige ? Etc.
• Comment je traite mon prospect vendeur? Comment je fais ma découverte client?
• De quelles informations ai-je besoin avant de programmer mon R1?
• Comment se déroule le R1 : quels sont les éléments à préparer en amont?
• Avec quels documents et informations dois-je repartir?
• Comment je fais mon estimation? Quel outil j’utilise? Comment je la valide et la vérifie?
• Comment je présente mon estimation au client? En R2? Par mail? Avec une vidéo?
• Ai-je une liste de toutes les infos et documents indispensables avant de signer mon mandat?
• Qui rédige les mandats? Qui les vérifie?
• Où et comment est-ce que je signe les mandats?
• Où est-ce que je les range? En papier et en numérique.

Si vous répondez déjà à toutes ces questions, ça fera une belle feuille de route. L’étape d’après, c’est de poser le processus sur papier et que toutes vos équipes le connaissent par cœur, et le respectent. Ensuite, vous pourrez mettre des chiffres en face de chaque jalon, ça vous permettra de l’améliorer constamment et d’identifier quand un problème apparait. C’est le fondement d’un business pérenne.

3 – Process de marketing du bien immobilier

Le marketing du bien de vos clients, c’est la première vraie action que vous allez faire après signature, le moment pendant lequel le client va vouloir s’assurer qu’il a signé avec la bonne personne. Il ne faut donc rien laisser au hasard.

Les questions :

• Quels sont les supports sur lesquels je dois communiquer?
• Quels sont les documents dont j’ai besoin pour l’ensemble de ces supports?
• Qui fait les photos? Qui les vérifie, les sélectionne et les organise?
• Visite virtuelle? Vidéo? Même question.
• Qui s’occupe de rédiger la description? Les publicités?
• Qui va remplir les critères? A quel endroit?
• Quand et comment je pousse mes annonces en ligne? Sur quels sites? Qui s’en occupe?
• Qui va vérifier sur l’ensemble des supports que les informations sont bien
• correctes?
• Fiche vitrine : ai-je un process pour décider qui va en vitrine et qui n’y va pas?
• Quel délai entre la signature du mandat et la communication?
• Etc.

L’idéal est d’avoir une fiche complète et de regrouper les efforts. On récupère tous les éléments sur un bien. On s’occupe des supports, quand tout est prêt, on lance la communication à 100%. Une communication bien orchestrée, c’est 90% de la réussite de la commercialisation.

4 – Process de visite

Si le marketing est bien fait, vous allez recevoir de nombreuses demandes de visite. Cela peut vous prendre un temps monstrueux. Dans l’idéal, il ne faut faire visiter que les acheteurs qualifiés et grouper les visites.
Les questions :

• Quand commence-t-on les visites?
• Quelles informations je veux récupérer sur un acheteur avant de programmer une visite?
• Quelles informations je rentre dans mon logiciel à ce stade?
• Est-ce que je définis des créneaux de visite?
• Est-ce que je prépare une visite libre?
• Comment je prépare chacune de mes visites? Aération de la pièce? Rangement? Etc.
• Combien de temps je dédie à chacune des visites?
• Comment je m’assure que les propriétaires ne seront pas sur les lieux?
• Dans quel ordre je fais visiter le bien immobilier?
• Quels documents dois-je apporter lors de la visite?
• Avec quelles informations dois-je repartir de la visite?
• Est-ce que je fais signer un bon de visite?

Il vous faut un processus global avec les questions auxquelles vous devez répondre pour chaque bien. Ensuite, vous aurez un plan de route pour chacun des biens, en fonction du type de bien, de sa localisation, de son niveau d’entretien, du nombre de prospects qu’il génère, de l’agenda de vos propriétaires et du vôtre.

En conclusion

J’espère que cela vous aidera à améliorer votre business. Je n’ai pas intégré la partie location, ce sera peut-être un autre article, mais pensez bien quand même à vérifier que vous êtes en règle avec la déontologie et la non discrimination.

Pour le reste, rappelez-vous qu’un process est fait pour poser des bases solides, pour ne rien oublier. Toutefois, il n’est pas gravé dans le marbre et doit laisser la place à l’improvisation, et surtout évoluer au fur et à mesure du temps et de l’expérience.

Quels autres process vous semble indispensable?