Temps de lecture : 15 minutes

Qu’est-ce qui distingue les agents et les agences les plus performantes? Ils travaillent plus intelligemment au lieu de seulement travailler plus. Aujourd’hui, pour faire suite à notre premier article dédié aux outils des startups à intégrer dans vos activités immobilières, on vous présente une méthode développée par l’un des plus grands décideurs de l’histoire. Un outil étonnamment simple et redoutablement efficace, qui vous permettra de déterminer chaque jour à quelles tâches vous devez vous attaquer en absolue priorité pour gagner en productivité dans vos activités immobilières.

Dans cet article réservé aux membres premium, vous allez découvrir

  • Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower et en quoi peut-elle vous faire gagner en productivité?;
  • Une application étape par étape de la matrice dans le quotidien d’un agent immobilier;
  • Une application étape par étape de la matrice dans le quotidien d’un agence immobilière.

La matrice d’Eisenhower

D’abord, un peu d’histoire. Avant de devenir le 34e président des États-Unis, Dwight Eisenhower a servi comme général dans l’armée et comme commandant en chef du Supreme Headquarters Allied Expeditionary Force durant la Seconde Guerre mondiale. Vous serez d’accord, peu d’entre nous ont eu à prendre au quotidien des décisions aussi importantes que Eisenhower. Ce n’est donc pas pour rien que sa matrice décisionnelle est aussi connue et utilisée aujourd’hui.

Ce qu’il y a de particulièrement merveilleux dans son modèle, c’est qu’il est aussi simple qu’efficace. La matrice d’Eisenhower se divise en 4 quadrants dans lesquels on classe les tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance :

  1. Les tâches importantes et urgentes, dont vous devez vous occuper immédiatement.
  2. Les tâches importantes, mais non urgentes, dont vous vous occuperez tout de suite après.
  3. Les tâches urgentes, mais non importantes, que vous voudrez déléguer.
  4. Les tâches non urgentes et non importantes, que vous avez tout intérêt à éliminer.
Matrice Eisenhower Immobilier

Vous construisez ensuite votre emploi du temps de façon à maximiser le temps que vous passez sur les tâches véritablement importantes pour votre business.

La différence entre « urgent » et « important »

Ça peut paraître très bête, mais la distinction est importante, puisque notre cerveau a tendance, dans certaines situations (de fatigue ou de stress notamment) à confondre les deux:

  • Les tâches urgentes sont celles auxquelles vous devez réagir immédiatement. Votre téléphone qui sonne est une tâche urgente.
  • Les tâches importantes sont celles qui contribuent à votre vision, votre mission et vos buts à long terme. Nous verrons, dans la suite de cet article, les tâches que vous devez considérer comme les plus importantes dans votre activité immobilière.

Notre tendance naturelle (ou notre difficulté à prioriser) nous amène souvent à remettre à plus tard des tâches importantes (quadrant #2) jusqu’à ce qu’elles deviennent urgentes (quadrant #1). Sans compter que trop de professionnels de l’immobilier passent beaucoup de leur temps dans le quadrant #4 à s’acquitter de tâches non importantes et non urgentes sans même s’en rendre compte.

Voyons maintenant concrètement comment la matrice d’Eisenhower peut vous aider à gagner en productivité, d’abord comme agent, ensuite comme patron d’agence. Je vous propose d’ailleurs de retrouver le document à télécharger pour suivre pas à pas notre méthodologie. 

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower pour gagner en productivité quand on est agent immobilier

Télécharger la matrice au format PowerPoint

Le processus est assez simple. Il consiste à passer en revue chacune des tâches quotidiennes que vous accomplissez en tant que professionnel de l’immobilier et à placer chacune de celles-ci dans l’un des 4 quadrants de la matrice. Commençons par le quadrant #1.

Quadrant #1 – Faire maintenant

Les agents au top ont un point en commun : ils consacrent le moment de la journée où ils ont le plus d’énergie (généralement le matin) à accomplir les activités de leur quadrant #1. Ces tâches sont celles qui sont directement liées à vos activités principales et qui vous rapportent de l’argent.

Pour identifier vos tâches du quadrant #1, demandez-vous : Cette tâche produit-elle des revenus?

Pour un agent immobilier, les tâches du quadrant #1 regroupent :

  • Générer activement des leads;
  • Vous acquitter des tâches pour lesquelles vous vous êtes engagé contractuellement et qui viennent à échéance aujourd’hui (ex. : mettre en ligne un nouveau listing);
  • Retourner les appels de clients potentiels;
  • Retourner les appels des clients actifs.
  •  

Vous remarquerez que cette liste est plutôt courte. Votre quadrant #1 ne devrait jamais contenir plus de 5 tâches. Pourquoi? Rappelez-vous que ce qui se trouve dans cette liste doit être accompli aujourd’hui même. Vous n’avez pas la possibilité de remettre ces tâches au lendemain. Plus vous mettez de choses dans ce quadrant, moins vous serez productif, puisque vous dispersez vos efforts. Votre sentiment de progression et votre momentum seront d’autant plus forts si vous gardez cette liste courte, puisqu’en cochant 1 tâche sur 3, vous avez déjà ⅓ des tâches cruciales de votre journée d’accomplies.

La meilleure façon d’attaquer votre premier quadrant avec efficacité est de bloquer, chaque jour dans votre calendrier, la période où vous vous sentez le plus productif. Pour la plupart des gens, cette période est tout de suite en arrivant à l’agence le matin. Bloquez 3 ou 4 h de votre matinée chaque jour et attaquez-vous à votre liste du quadrant #1 tout de suite, avant même de prendre vos emails ou vos messages. Vous minimisez ainsi les risques d’être distrait. Votre CRM, votre liste de contact, rien d’autre. Je le répète : pas de mails (nous reviendrons sur ce point plus bas).

Matrice Eisenhower Agent Quadrant 1

Quadrant #2 – Planifier

Ce quadrant regroupe les tâches importantes, mais non urgentes, que vous aurez à planifier avant qu’elles ne deviennent urgentes.

Pour identifier vos tâches du quadrant #2, demandez-vous : Ces tâches font-elles directement appel à mon expertise en tant qu’agent immobilier?

Voici des exemples de tâches qui peuvent se trouver dans votre quadrant #2  :

  • Monter un rapport d’estimation;
  • Rédiger une annonce;
  • Planifier votre rencontre avec votre prochain prospect;
  • Segmenter vos leads;
  • Automatiser votre lead nurturing;
  • Etc.

Bref, votre quadrant #2 contient toutes les activités que vous accomplissez au quotidien comme agent immobilier, mais qui peuvent être faites après votre génération de leads. Ce quadrant variera d’un agent à l’autre, puisqu’il est directement relié aux tâches dans lesquelles vous excellez et où vous pouvez apporter un maximum de valeur. Voyons comment votre quadrant #3 vous aidera à maximiser votre quadrant #2.

Matrice Eisenhower Agent Quadrant 2

Quadrant #3 – Déléguer (ou automatiser)

À combien établissez-vous votre taux horaire? Pensez à tout ce que vous accomplissez dans une journée. Certaines de ces tâches pourraient probablement être déléguées pour vous permettre de passer un maximum de temps dans votre quadrant #1 et 2, à générer des leads, faire des ventes et époustoufler vos clients.

C’est ici que la tâche devient un peu plus difficile… Plusieurs agents immobiliers sont débordés parce qu’ils sont persuadés de devoir tout faire eux-mêmes. Ils considèrent qu’ils n’ont pas les ressources pour embaucher un assistant.

D’autres options s’offrent à vous. Vous pouvez, par exemple, avoir recours à une agence spécialisée ou à un freelancer pour une partie de votre marketing (design de flyers, gestion de campagnes publicitaires Facebook, etc.). Certains agents se regroupent pour partager les frais d’un assistant à distance. D’autres ont recours à un assistant virtuel automatisé pour gérer leurs rendez-vous.

L’automatisation de tout ou une partie de certaines tâches récurrentes peut aussi vous faire sauver un temps fou.

Pour identifier vos tâches du quadrant #3, demandez-vous : Cette tâche peut-elle être déléguée ou automatisée à moindre coût?

Voici des exemples de tâches qui peuvent se trouver dans votre quadrant #3 :

  • Prendre vos appels;
  • Gérer vos réseaux sociaux;
  • Entrer les nouveaux clients dans votre CRM;
  • Préqualifier les prospects;
  • Etc.
  •  
Matrice Eisenhower Agent Quadrant 3

Quadrant #4 – Éliminer

La façon la plus efficace de rayer quelque chose de votre to-do list, c’est d’éliminer la tâche complètement. Ceci n’est aucunement une invitation à devenir lâche, au contraire. Ce 4e quadrant nécessite de se poser une question difficile.

Pour identifier vos tâches du quadrant #4, demandez-vous : Ai-je vraiment besoin de faire ça?

Suivez et mesurez les résultats de toutes les actions que vous posez. Toute tâche qui n’est pas absolument nécessaire et qui n’offre pas un retour sur investissement significatif (au minimum un ratio de 2 pour 1 et même de 5 pour 1 si vous voulez vraiment optimiser vos processus) doit être éliminée de vos activités.

Voici des exemples de tâches qui peuvent se trouver dans votre quadrant #4  :

  • Spéculer sur quelle startup va faire disparaître le métier d’agent immobilier;
  • Poster toutes vos photos de listing sans distinction sur votre page Facebook;
  • Essayer de designer vous-même vos flyers;
  • Essayer de maîtriser des réseaux sociaux sur lesquels vos clients ne se trouvent pas;
  • Prendre vos emails en dehors des plages de temps que vous leur réservez.
  •  

Le dernier point est majeur. Après Facebook, les emails sont la plus grosse perte de temps de beaucoup d’agents. Si vos courriels sont constamment ouverts, fermez-les. Planifiez des périodes de temps dédiées dans votre journée pour prendre et traiter vos emails. Le fait d’être constamment interrompu tue votre productivité.

Matrice Eisenhower Agent Quadrant 4

Vous êtes déjà membre Premium ?

à propos

Article rédigé par Vincent Lecamus

Passionné par l'innovation, Vincent est en veille constante pour dénicher les technologies et tendances qui vont impacter le secteur immobilier. Quand Vincent n'est pas occupé comme journaliste sur Immobilier 2.0, il développe de nouveaux projets entrepreneuriaux et coach des ... Lire la suite

Vous devez être membres pour participer au débat

OU

Devenir membre Immo2 Premium