Workplace, l’outil de travail collaboratif de Facebook pour les entreprises – comment l’utiliser pour l’immobilier

Facebook a annoncé la semaine dernière le déploiement de sa solution pour les entreprises : Workplace. Le concept : un outil collaboratif qui reprend les codes du célèbre réseau social. Ce n’est pas vraiment une surprise, on savait que Facebook travaillait sur une solution pour les professionnels depuis quelque temps. Aujourd’hui, la solution sort de sa phase de bêta testing et est finalement disponible à toutes les organisations. On passe en revue l’outil, ses fonctionnalités et surtout ses utilisations dans l’immobilier dans l’article d’aujourd’hui. 

Workplace, c’est quoi?

Outil de travail collaboratif lancé par Facebook et qui reprend les codes de Facebook

Workplace, c’est donc un espace de travail collaboratif lancé par Facebook. La grande force de l’outil, c’est qu’il reprend les codes du réseau social connu de tous. À vrai dire, l’interface est quasiment la même. Vous retrouvez un fil d’actualité, une messagerie instantanée et la présence de groupes. Quelques termes ont été changés afin de coller à un environnement professionnel : par exemple, sur Workplace, on ne devient pas « amis » avec les gens, mais on peut les « follower » pour suivre leur actualité. 

L’objectif de Workplace : faciliter le travail collaboratif, le partage de documents et la communication au sein des organisations de toutes tailles. En offrant un espace dédié à la communication et des fonctionnalités qui vont dans ce sens, on est dans une logique de réseau social d’entreprise. Le but, c’est que chaque organisation puisse avoir son propre Facebook en interne. L’outil adopte une démarche « mobile first » de façon à correspondre au mode de travail contemporain, c’est-à-dire que l’outil a été pensé en premier lieu pour une utilisation sur des devices nomades : tablettes et smartphones. Les collaborateurs peuvent à tout instant travailler en commun, qu’ils soient en déplacement, au bureau, durant une visite, etc. L’application est actuellement disponible sur Android et iOS. 

Vie privée des utilisateurs 

Facebook le souligne : les comptes privés sur le réseau social et les comptes Workplace sont totalement distincts les uns des autres. Cela pour respecter la vie privée des utilisateurs qui ne souhaitent pas que leur profil privé soit visible par leurs collègues. Cela permet également de convaincre les quelques-uns qui n’ont toujours pas cédé à la tentation de se créer un compte sur la partie « publique » du réseau social. Julien Cordoniou, le directeur de Workplace, précisait également que les données qui sont partagées sur Workplace n’appartiennent pas à Facebook, mais bel et bien à l’entreprise qui a mis la solution en place. 

prix de la solution

Côté prix, Facebook frappe fort avec une offre à partir de 3 $ par mois par utilisateur pour les entreprises avec 1000 collaborateurs ou moins sur la plateforme. Le prix est ensuite dégressif : 2 $ entre 1001 et 10 000 utilisateurs, puis 1 $ dollars au-dessus. Facebook propose également une période gratuite de 3 mois afin que les entreprises puissent tester si la solution leur convient. Il faut savoir que Slack, le concurrent le plus connu de Workplace, propose une offre totalement gratuite, puis facture ensuite 7 $ par utilisateur par mois. 

Les enjeux et fonctionnalités

Une interface familière et un système de profil pour suivre l’actualité de ses collaborateurs

Workplace reprend quasiment à l’identique la forme de Facebook. C’est ce qui constitue sa principale force. En effet, vos collaborateurs ne seront pas dépaysés lorsqu’ils arriveront sur ce nouvel outil de travail. Ils n’auront besoin que d’un minimum de formation : ils connaissent déjà l’interface et les fonctionnalités. Pendant les phases de bêta test, Facebook a pu observer que cette ressemblance favorisait grandement l’adoption par les salariés. Surtout que la ressemblance ne s’arrête pas à l’identique, puisque les fonctionnalités proposées sont également très proches. 

Comme précisé plus haut, on ne devient pas « amis » avec ses contacts sur Workplace, on les « follow », c’est-à-dire qu’il est possible de s’abonner afin de suivre les différentes publications qu’ils publient. Le concept reste proche de celui de Facebook : les utilisateurs échangent via leur profil sur la plateforme. Cela peut être en postant des statuts, en commentant des publications ou encore en mentionnant leurs collègues dans leurs commentaires. 

Des fonctionnalités bien connues des utilisateurs de Facebook

On retrouve les fonctionnalités du réseau social, notamment en termes de communications. Workplace permet aux collaborateurs d’échanger via une messagerie instantanée, mais également de passer des appels audio et vidéo. Comme l’application Messenger le fait aujourd’hui. 

Workplace permet à n’importe quel utilisateur de streamer une vidéo en direct et de la partager avec ses collaborateurs. Un point intéressant pour partager en direct des événements ou des communications. Dans le côté communication corporate, on retrouve également des « trendings topics ». Les utilisateurs peuvent consulter les sujets importants qui sont partagés et débattus sur la plateforme. C’est une bonne manière de tenir ses équipes informées des événements importants dans la vie de la structure. 

La création de groupes au sein de l’entreprise pour travailler en mode projet

L’outil propose également la création de groupes de travail. Ces groupes sont similaires à ce que l’on retrouve sur la partie publique de Facebook. Seulement là il n’est plus question de regrouper les gens par centre d’intérêt, mais par projet professionnel. Ces groupes correspondent à des espaces de travail privés. Ils peuvent être utilisés en interne, mais il est également possible de créer des groupes « inter-entreprises ». Intéressant pour communiquer avec des prestataires ou les collègues d’une agence du même réseau. 

 

Quelles utilisations dans l’immobilier? 

On sait que Century 21 France fait partie des premières entreprises en France à utiliser Workplace. Nous nous sommes donc intéressés à l’utilisation de ce nouvel outil dans le secteur immobilier :  

• Pour un réseau : créer des groupes inter-entreprises pour les agences

On peut imaginer qu’un réseau ou que la direction de plusieurs agences décide d’utiliser les groupes inter-entreprises. Cela permet de créer des espaces de travail transverses qui favorisent la communication et la collaboration entre les différentes entités. Les collaborateurs peuvent échanger sur des sujets communs, tout en gardant un outil de travail interne à l’agence. 

• Pour un réseau : faciliter la communication entre les différentes entités 

Workplace peut être très utile pour un réseau : les directeurs d’agence peuvent créer des groupes afin de communiquer entre eux, le siège peut aisément transmettre des informations à l’ensemble de ses collaborateurs, on peut créer des groupes d’entraide… Bref, l’outil facilite et favorise les échanges entre les personnes, même si elles sont distantes de plusieurs kilomètres. 

• Pour une agence ou un réseau : créer des groupes d’échange sur certaines thématiques : prospection, mandats, communication, etc.

Vous pouvez créer des groupes d’échange en interne qui se focalisent sur certaines thématiques. Un groupe dédié aux mandats, un autre dédié aux outils pour la communication, à la vie de l’agence, etc. Cela permet à tout le monde de partager ses bonnes pratiques et ses découvertes. Et les collaborateurs ayant des interrogations spécifiques savent où ils peuvent poser leurs questions et trouver des réponses. 

• Créer des groupes inter-entreprises pour le partage de fichiers et d’informations avec les prestataires

Si vous avez l’habitude de travailler avec des prestataires, il peut être intéressant de les inclure dans certains groupes de travail. Cela permet d’avoir un endroit commun où l’on dépose les documents, où chacun peut tenir au courant le reste des personnes sur le projet de l’avancée de ses tâches. Cependant, il faut que vos prestataires et sociétés avec qui vous collaborez soient elles aussi sur Workplace. 

• Créer des groupes de partage pour la veille et les actualités importantes

Il est possible en utilisant les groupes de créer des groupes de partage dédiés à l’actualité et à la veille sur le secteur : un article sur Immo2 qu’il faut absolument lire, une nouvelle législation, etc. En mettant en commun la veille de vos collaborateurs, vous la rendez plus efficace. Cela permet également de s’assurer que les nouveautés et les informations importantes sont connues de tous. De cette façon, vous centralisez les découvertes de tout le monde et vous pouvez maximiser les effets positifs de votre veille. 

• Utiliser le livestream pour faire voir un mandat en direct à un collègue

La présence des fonctionnalités de Facebook permet aux collaborateurs de faire ce qu’ils faisaient déjà via Facebook dans un espace dédié au travail. On peut par exemple imaginer un agent immobilier qui « livestream » à ses collègues un mandat qu’il est en train de visiter pour leur demander leur avis. 

•  Utiliser les trending topics pour communiquer sur les événements importants de l’agence ou du réseau

Les trendings topics permettent de communiquer sur les événements importants de l’agence (ou du réseau). Cela évite d’avoir à envoyer un mail à tous les collaborateurs et cela permet au plus grand nombre de se tenir informé des dossiers importants à l’agence.

De nombreuses autres utilisations peuvent être trouvées en fonction des particularités de votre structure. Nous avons récemment consacré tout un article à Slack, un autre outil de travail collaboratif. Vous y trouverez plusieurs autres exemples de comment ces outils peuvent être utilisés pour une agence immobilière ou un réseau d’agences.

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Workplace est un outil collaboratif qui a pour vocation de faciliter les communications au sein des organisations. On peut l’utiliser, qu’on soit un réseau avec plusieurs milliers de collaborateurs ou une agence de quelques salariés. L’objectif ici est d’accélérer la communication et mettre en commun les informations de chacun afin d’être plus efficace. Pour en savoir plus ou vous inscrire, rendez-vous sur le site de Workplace. Il n’y a pas que Workplace qui fasse de telles propositions et vous pourrez trouver d’autres outils de travail collaboratif. La principale force de l’outil proposé par Facebook réside dans son interface, qui reprend trait pour trait les codes du réseau social. On vous laisse nous dire en commentaires ce que vous pensez de ce type d’outils. Utilisez-vous des espaces de travail collaboratif? Comment vous en servez-vous? Avez-vous remarqué des évolutions positives sur votre business et le management de votre structure?