3 façons de mettre en place la prise de rendez-vous en ligne dans votre agence!

En cette période de reprise, il va être important de reprendre la main sur d’anciens projets mis en pause et d’en initier de nouveaux. Sauf que la situation sanitaire actuelle nous oblige à établir des distances physiques et à opter pour des solutions à distance, et donc bien souvent… digitales. On a donc décidé de s’intéresser aujourd’hui aux outils de prise de rendez-vous en ligne. Sur votre site, sur vos réseaux sociaux, dans vos campagnes d’emailing… Aujourd’hui, vous pouvez proposer à vos clients de prendre un rendez-vous de presque toutes les manières et sur presque tous les supports. Différentes solutions sont à disposition des professionnels de l’immobilier et on vous aide à y voir plus clair!

Les outils dédiés à la prise de rendez-vous en ligne

Planifier des rendez-vous est la première base pour établir une proximité avec vos clients et vos prospects.

L’avantage de ces agendas en ligne est qu’ils sont spécialisés dans la prise de rendez-vous, et surtout, automatisés. De quoi vous faire gagner du temps et vous rendre plus réactif. Vous renseignez vos préférences et vos disponibilités, le logiciel s’occupe du reste : envoi automatique d’invitations, notification de confirmation de RDV ou encore chatbot en cas d’absence de participants.

L’interface de ces outils est plutôt jolie et vous pouvez tout à fait la personnaliser selon vos goûts. Enfin, ces services vous donnent accès à des statistiques détaillées et mettent l’accent sur la protection de vos données.

Intercom

Cette plateforme fonctionne comme une messagerie interactive dédiée à la génération de leads et à l’engagement client.

Dans ce service, vous pouvez étudier vos leads et élaborer des campagnes ciblées pour les convertir en clients. On retrouve également l’automatisation de vos process pour que vous n’ayez rien à faire (mails, chatbot, statistiques).

L’autre avantage de cet outil est qu’il se complète avec un large panel d’outils de travail que vous utilisez pour la plupart : Google Agenda, Outlook, Trello, Mailchimp.

Tout comme Assistant.immo, Intercom vous aide à optimiser votre relation prospects/clients.

Timify

Cette plateforme est l’une des plus utilisées parmi les entreprises. Timify fonctionne comme un gestionnaire de projets et de ressources humaines en ligne.

On retrouve un outil de planification avancée greffé à d’autres fonctionnalités de suivi client (chatbot, visioconférences…). À l’instar d’Assistant.immo, cette plateforme possède un service dédié aux agences et agents immobiliers pour générer de l’engagement client. Elle planifie des visites avec vos prospects et mesure vos performances pour booster vos ventes.

Parmi ses avantages, on notera une version gratuite, incluant de nombreuses fonctionnalités plutôt avantageuses : 

• La connexion de l’agenda à votre compte Facebook professionnel pour faciliter la prise de rendez-vous;
• Un minisite web de réservation;
• La gestion de votre relation client et des ressources.

Sinon, vous pouvez opter pour deux autres offres payantes, avec une expérience utilisateur plus avancée et un accompagnement de vos performances plus poussé. On va notamment retrouver :

• Une synchronisation avec Google Agenda et Office 365;
• Plus de flexibilité sur les réservations;
• Un suivi plus personnalisé auprès de vos clients.

Assistant.immo par Julie Desk

Ici, nous avons affaire à un assistant virtuel qui prend vos rendez-vous de manière automatisée. Néanmoins, ce qui nous intéresse ici est un service développé par Julie Desk et dédié à  l’immobilier : Assistant.immo. Comme son nom l’indique, cette plateforme fonctionne comme un assistant immobilier. Sauf que son offre va bien au-delà d’un outil de planification. C’est un outil de prospection qui va proposer :

• La prise de rendez-vous en ligne pour vos potentiels prospects sur votre site Internet;
• Un calendrier virtuel connecté aux portails pour engager des prospects qui va automatiquement générer des rendez-vous avec eux;
• Un suivi de l’évolution de votre activité pour améliorer vos taux de conversion.

Planifier des rendez-vous sur Facebook et Instagram

Et si vous profitiez du dynamisme des réseaux sociaux pour faciliter la prise de rendez-vous en ligne?

L’avantage des réseaux sociaux de type Instagram ou Facebook est que vos clients n’ont pas besoin d’en sortir pour prendre un rendez-vous. Eux comme vous gagnent du temps, et c’est le but de cette solution.

Si vous utilisez ces outils, il sera judicieux d’élaborer des campagnes publicitaires en lien et de communiquer sur ce service afin de maximiser la prise de rendez-vous.

Nous vous avons sélectionné deux outils via les réseaux sociaux.

Mettre en place la prise de rendez-vous en ligne sur votre page Facebook

Vos comptes professionnels Facebook et Instagram sont liés. Dans le cadre de ce tutoriel, nous allons d’abord commencer par paramétrer un bouton de réservation sur Facebook. Toutes ces étapes conduiront à la création de ce bouton sur votre compte Instagram.

En dessous de la photo de couverture de votre page, cliquez sur bouton bleu d’appel à l’action (cela peut être « Envoyer un e-mail » ou « Réserver »), puis cliquez sur « Modifier le bouton ».

Cliquez ensuite sur « Réserver chez vous », cochez la pastille « Réserver » et activez le bouton bleu « Suivant ».

Une fois le bouton activé, vous allez être redirigé vers l’étape 2  « Où voulez-vous diriger les personnes qui cliquent sur ce bouton? ». Sélectionnez « Rendez-vous sur Facebook ».

Une nouvelle page affiche les fonctionnalités du calendrier, que vous allez pouvoir configurer. Il s’agit de « Outil de planification gratuit pour votre entreprise ». En bas à droite, cliquez sur le bouton bleu « Commencer la configuration ».

Une autre page apparaît pour paramétrer vos dates et horaires de rendez-vous. Fixez à votre tour les vôtres pour votre agence. Une fois vos horaires remplis, cliquez en bas à droite sur le bouton bleu « Suivant ».

Vous atterrissez sur une nouvelle page, qui vous propose de personnaliser vos préférences de rendez-vous.

Trois fonctionnalités apparaissent :

• Confirmation de rendez-vous;
• Double rendez-vous;
• Synchroniser votre agenda Google.

Je vous conseille d’activer ces trois pastilles pour obtenir une confirmation et une traçabilité complète des rendez-vous pris par vos clients. Terminez par un clic en bas à droite sur le bouton « Suivant ».

Après avoir paramétré votre agenda, une nouvelle page va s’ouvrir pour vos services : « Vérifiez vos services ». Celle-ci va vous permettre de renseigner plusieurs prestations pour mieux cibler vos offres, et donc d’identifier vos prospects selon le rendez-vous qu’ils auront choisi. Cliquez sur « Suivant ».

Cliquez sur « Ajouter un service » et remplissez les informations suivantes : nom du service, prix, description du service, durée du service, puis définissez sa marge de temps. Activez l’affichage de ce service, puis chargez une belle image d’illustration.

Confirmez votre service en cliquant en bas à droite sur « Enregistrer ».

La page avec votre ou vos nouveaux services apparaît de nouveau. Vous n’avez qu’à valider cette action en cliquant sur « Terminer ».

Après avoir paramétré l’outil calendrier sur Facebook, c’est le moment d’intégrer ces fonctions à votre compte Instagram.

Paramétrer la prise de rendez-vous via Instagram

L’étape Facebook étant finalisée, nous allons maintenant pouvoir activer cette fonctionnalité sur Instagram. Normalement, Facebook indique que le transfert du bouton « Réserver un rendez-vous » de Facebook à Instagram se fait automatiquement. Néanmoins, lors de nos tests, il nous a fallu réaliser ces manipulations supplémentaires pour voir le bouton apparaître. La technologie et ses mystères…

Pour commencer, recliquez sur le bouton bleu « Réserver » de votre page Facebook, puis sur « Modifier le bouton ». Cette fois-ci, il vous faudra actionner « Associer un autre outil ».

Plusieurs outils de réservation s’offrent à vous. Leurs offres sont plutôt similaires, on retrouvera la création de publications pour les prises de rendez-vous, la mise en avant des services selon ceux qui ont été sélectionnés avec un suivi statistique des transactions effectuées.

Ici, nous avons sélectionné « Acuity Scheduling », mais n’importe lequel devrait faire l’affaire.

Cliquez sur « Continuer » pour passer à l’étape suivante. Les fonctionnalités de l’application vous sont alors présentées.  Cliquez sur « Continuer ». Vous atterrissez sur une page pour vous connecter à l’application. Pour ce faire, dans « Menu », allez sur « Try it now ».

Pour valider votre compte, il vous faudra renseigner votre secteur d’activité, puis vos horaires de travail. La procédure va être la même que pour les rendez-vous sur Facebook. 

Sinon, vous pouvez aussi paramétrer vos horaires et représenter vos services en vous connectant sur Acuity Scheduling. En haut s’affiche un bandeau qui affiche tous les réglages pour optimiser votre bouton de réservation :

• Set your Availability – > Rentrer (paramétrez) vos disponibilités
• Create Appointment Types – > Créer des services (catégories de rendez-vous)
• Customize your Scheduling Page – > Personnaliser votre page de calendrier
• Sync with Other Calendars – > Synchroniser avec d’autres outils de calendrier (type Google Agenda)

Vous pouvez ensuite intégrer l’application Acuity Scheduling à votre compte professionnel. Activez la pastille « Also connect my Instagram Business Profile ». C’est cette option qui va concrétiser la création du bouton de réservation sur Instagram.

La suite va se passer sur Instagram. Son exploitation étant restreinte sur l’ordinateur, connectez-vous sur votre compte Instagram depuis votre smartphone.

Le bouton « Book Now » apparaît suite à la procédure effectuée sur Facebook! Si vous avez bien paramétré vos horaires de rendez-vous et vos services au préalable, ces derniers seront visibles pour vos prospects.

Maintenant que vous connaissez la procédure pour installer ces deux outils de réservations en ligne, j’espère que vous profiterez un maximum de ces deux services.

Ces derniers vont créer encore plus de proximité entre vous et les utilisateurs. Pratiques et efficaces, ces services vont donner l’occasion à vos prospects de mieux vous connaître, et donc d’accroître votre notoriété.

Utiliser Google Calendar pour la prise de rendez-vous en ligne

Plus classique, la fonctionnalité de Google n’en est pas moins complète… et gratuite! Tout d’abord, sur votre ordinateur, rendez-vous sur Google Agenda.

Créer un agenda dédié à la prise de rendez-vous

Ensuite, nous allons créer un agenda spécifique à la prise de rendez-vous. Pour créer un agenda, cliquez sur « Ajouter d’autres agendas » en bas à gauche, puis sur « Créer un agenda ».

Renseignez toutes les informations relatives à cet agenda : nom + description. Confirmez cette action par « Créer l’agenda » en bas de la page, puis cliquez sur « Retour ». Par exemple, cela peut être : « Estimation de biens ». Gardez en tête que le nom de ce planning sera visible par tous. Essayez donc d’inclure un ou deux mots-clefs incitant à l’action et rappelant votre positionnement.

En dessous de mes « Mes agendas », cliquez sur les trois petits points qui s’affichent à côté de votre agenda créé. Ceci vous redirigera vers les « Paramètres ».

Déterminer les créneaux de rendez-vous disponibles pour les internautes

Il va vous falloir retourner à la page d’accueil de Google Agenda. En vous référant à l’image précédente, dirigez-vous en haut à gauche de la page, cliquez sur la page de gauche, juste à côté de « Paramètres ».

Pour créer des créneaux, il est préférable d’avoir une visibilité hebdomadaire de votre calendrier. Réglez l’affichage de celui-ci en haut à droite de la page, comme sur l’image ci-dessous :

Pour créer des créneaux de rendez-vous, sélectionnez un ou plusieurs jours avec les horaires qui vous conviennent. Placez le curseur de votre souris à ce jour et à cet horaire et faites-le coulisser jusqu’à une heure limite. Ici, nous organiserons un créneau d’une heure. Le panneau de personnalisation de « l’événement » apparaît dans Google Agenda.

Nommez ce créneau, puis en bas de celui-ci, cliquez sur « Autres options ».

Vous êtes redirigé sur une autre page pour paramétrer ce créneau. Vous pouvez décider de répéter ce créneau horaire sur d’autres jours de la semaine. À côté de « Toute la journée », cliquez sur la flèche, et en dessous, sélectionnez « Personnaliser ».

Décidez de la périodicité de ce créneau. Cela peut être plusieurs jours par semaine au même horaire jusqu’à une certaine période (une semaine, un mois, trois mois, etc.) : lieu, description…

Une fois le créneau paramétré, cliquez sur « Terminé ». La précédente page va réapparaître pour vous laisser compléter tous les renseignements pratiques concernant ce créneau.

Il ne vous reste plus qu’à « Enregistrer » vos paramètres en haut à gauche.

Partager et intégrer mon calendrier de disponibilités pour les rendez-vous

Pour partager ce créneau avec des collaborateurs, dirigez-vous vers la gauche de votre calendrier. En dessous de « Mes Agendas » figure le créneau que vous avez créé. Cliquez sur les trois petits points qui s’affichent, puis sur « Paramètres » et « Partage ».

En dessous, dans « Partager avec des personnes en particulier », vous pouvez ajouter les adresses mail des personnes que vous souhaitez ajouter à ces créneaux.

Pour intégrer ce calendrier à votre site web, il vous suffit d’intégrer le code qui est fourni dans les paramètres de partage (en dessous des fonctionnalités de partage via un lien).

Vous avez désormais une bonne vision d’ensemble des solutions à votre disposition pour intégrer la prise de rendez-vous en ligne dans votre agence. Outils dédiés, réseaux sociaux ou solution maison… vous devriez trouver chaussure à votre pied. L’idée est de proposer à vos prospects un point de contact supplémentaire tout en vous déchargeant de la gestion de la prise de rendez-vous, de façon à ce que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel.