RGPD immobilier : l’infographie pour se mettre en conformité en un clin d’œil

La semaine dernière, le fameux Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur. Il est très probable que vous en ayez entendu parler, ne serait-ce que par les multiples mails qui ont envahi notre boîte de messagerie. Alors, c’est quoi exactement le RGPD et comment je m’assure que mon agence est aux normes? Pas de panique, on vous a réalisé une petite infographie pour aider les professionnels de l’immobilier à y voir plus clair. En un simple coup d’œil, vous pourrez retrouver l’ensemble des étapes à respecter pour mettre votre business en conformité. 

Qu’est-ce que le RGPD? 

Le RGPD a pour vocation de protéger les citoyens concernant l’utilisation qui est faite de leurs données personnelles par les professionnels. Concrètement, cette législation touche toutes les entreprises qui récoltent des informations sur des particuliers. En tant que professionnel de l’immobilier, vous êtes donc pleinement concerné. Ce règlement est entré en vigueur le 25 mai. Depuis cette date, vous êtes peut-être en infraction et vous risquez une amende équivalente à 4 % de votre CA. Autant dire qu’il est indispensable de se mettre en conformité. Heureusement, on a pensé à vous. Vérifiez, grâce à l’infographie ci-dessous, que vous êtes en correspondance avec les attentes de ce texte. 

Pour vous assurer que votre agence est conforme au RGPD, il suffit de suivre ces sept étapes que l’on a présentées ici. Voici comment elles se résument, sous forme de question : 

1. Comment va-t-on procéder à la mise aux normes de votre agence? Allez-vous étudier scrupuleusement tous les textes du règlement? C’est faisable, mais chronophage. Allez-vous faire appel à des consultants? C’est la solution la plus coûteuse, mais vous économisez du temps par rapport à la première. Ou allez-vous choisir une offre clé en main? C’est la solution qui se situe entre les deux autres. 
2. Qui sera en charge du respect du règlement? Désignez un délégué à la protection des données. Ce sera la personne chargée de veiller au respect des procédures RGPD au sein de votre agence. C’est également cette personne qui sera en liaison avec les autorités. 
3. Où vont les données que vous récoltez? Réalisez une cartographie des informations que vous récupérez. Faites la liste de tout ce que vous stockez sur vos prospects/clients/salariés et de la façon dont vous les conservez. Cela va des informations que rentrez dans votre logiciel de transaction à celles que vous saisissez dans un carnet à la main. 
4. Que faites-vous de ces informations précisément? Une fois la cartographie réalisée, il faut retranscrire celle-ci dans un registre. Quel type d’informations récoltez-vous? À quelle fin? Combien de temps les stockez-vous?
5. Que faites-vous des données inutiles? Au bout de combien de temps effacez-vous les informations que vous avez sur vos prospects? Attention : pour cette partie, il existe des règles propres à l’immobilier, que vous pouvez retrouver sur le site de la CNIL. 
6. Si je vous fournis mes informations, qu’allez-vous en faire ? Vous devez informer clairement les personnes dont vous récoltez les informations ce que vous allez faire de ces dernières. En somme, lorsqu’un internaute remplit un formulaire de contact sur votre site, il doit savoir ce que vous allez faire de son adresse email (Est-ce que vous allez le saisir dans un logiciel de transaction? Le réutiliser pour le contacter par la suite?).
7. Est-ce que les prestataires chez qui vous stockez les informations de vos prospects sont aux normes? Si vous envoyez les données de vos clients chez vos prestataires, vous devez vous assurer que ceux-ci soient conformes à cette nouvelle réglementation. 

Pour ceux d’entre vous qui souhaitent creuser le sujet, nous avons rédigé un article bien plus complet sur la question du RGPD dans l’immobilier. On revient sur chaque étape et les actions à mener pour chacune d’entre elles. 

Le RGPD et l’immobilier : tout ce qu’il faut savoir pour mettre votre agence en conformité

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