Bienvenue dans le siècle où vous devez être de plus en plus réactif. Selon Inbound, si vous rappelez un prospect dans les 5 minutes, vous avez 14 fois plus de chances de le transformer. C’est énorme, mais c’est aussi inhumain. Alors, comment faire pour ne pas passer à côté d’opportunités business et gagner en réactivité ? Mais surtout, comment le faire en restant des êtres humains avec des vies de famille et le besoin de couper de temps en temps? On vous donne ici 9 techniques éprouvées pour le faire.

Tout commence par l’organisation.

Améliorez votre organisation pour gagner en réactivité

Avant de commencer, j’ai envie de vous rappeler le principe de Pareto. 20 % de vos efforts amèneront 80 % de vos résultats. Commencez donc par identifier les 80 % de résultats que vous cherchez à obtenir.

Définissez un process précis pour le traitement de vos clients

Une fois que vous avez identifié les typologies de clients et prospects envers lesquels vous souhaitez être réactif, vous pouvez mettre en place des processus précis et efficaces. Par exemple, si vous faites de la mise en location en zone tendue, est-ce vraiment nécessaire d’être réactif auprès des 100 candidats qui vont postuler? N’est-ce pas plus efficace de mettre en place un processus dans lequel vous retirez l’annonce une fois que vous avez atteint 25 candidatures? Cela vous permettra de libérer votre ligne téléphonique et de désengorger votre boîte mail pour traiter les autres clients.

Un bon processus constitue la base de l’efficacité. Et l’efficacité est le socle de la réactivité. Vous devriez définir des processus simples pour chaque typologie de client qui vous contacte fréquemment.

Voici 2 exemples concrets :

• On vous contacte pour une annonce immobilière : votre processus doit amener à convenir d’un rendez-vous de découverte acheteur le plus simplement possible. Cela peut-être grâce à un mail automatique, un outil de prise de rendez-vous en ligne ou un assistant qui gère votre agenda. Peu importe. À vous de définir le processus qui vous correspond.
• On vous contacte pour une estimation : vous devez rappeler ce client le plus vite possible pour être le premier agent immobilier qu’il a au téléphone. Quelle est la solution qui vous permettra d’être le plus réactif ? Le formulaire d’estimation qui déclenche un SMS sur votre téléphone ? Celui qui remplit votre CRM avec une activité urgente ? C’est vous qui connaissez le mieux votre mode de fonctionnement. L’important, c’est de passer à l’action et de poser ce processus.

Prenez donc une feuille blanche, et notez les typologies de clients importantes pour vous. Mettez un objectif en face de chacun. Et écrivez le processus le plus efficace pour arriver à votre objectif, tout en l’adaptant à votre manière de travailler. Mettez-le en place. Puis, au bout d’un mois, faites le point et améliorez ce qui doit l’être. Faites cela pendant 6 mois et vous aurez un outil compétitif, qui fera gagner du temps à vos clients, à vos équipes et à vous-même.

Préparez des réponses types (vous pouvez les générer avec l’IA, voire les personnaliser)

Une fois que vous avez mis le processus en place, vous aurez identifié les mails et SMS auxquels vous avez le plus l’habitude de répondre : les mails venant des portails, ceux pour réserver une visite, ceux pour traiter les incidents, etc.

Faites une liste des 10 mails que vous recevez le plus. Et écrivez une réponse type. Ainsi, vous n’aurez plus qu’à copier-coller la réponse, puis modifier le texte pour le personnaliser selon la demande. Ainsi, vous traiterez les échanges écrits 2 fois plus vite.

Cette étape va nous servir pour la partie intelligence artificielle, qui arrive juste après.

Au passage, dans de nombreux outils de type CRM, vous pouvez sauvegarder vos réponses types et les envoyer en un clic. Si ce n’est pas déjà fait, regardez les possibilités qu’offre le vôtre. Passez du temps à les configurer, c’est du temps bien exploité. Il vous fera gagner en réactivité et en business dans les prochaines semaines.

Prévoyez des « moments » dans la journée pour répondre aux clients

Quel que soit votre processus, vous devriez réserver des « moments » dans votre agenda. Comme tout le monde, vous êtes la tête dans le guidon, vous avez des imprévus, des choses que vous remettez à plus tard. Le meilleur moyen d’éviter que ce soit celle de répondre à vos clients, c’est de prévoir 2 créneaux de 30 minutes par jour, 1 le matin, 1 l’après-midi. Pendant ces créneaux, vous répondrez à tous vos clients en attente de réponse. Centralisez toutes ces demandes dans un outil, votre CRM par exemple, et déroulez la liste pendant 30 minutes, 2 fois par jour. Tous vos clients auront une réponse en moins de 4 heures ouvrées.

Réservez un créneau le lundi matin

Petite particularité : le retour de week-end. Selon les études faites par les portails, le créneau pendant lequel il y a le plus de contacts est le dimanche soir. De manière générale, c’est le week-end que vos prospects sont les plus actifs sur SeLoger, leboncoin ou Bien’ici. Si vous voulez être le premier à répondre à ces clients de vive voix, réservez un créneau dès le lundi matin pour les recontacter. Vous les aurez au téléphone ou par mail avant votre concurrence.

Prenez un assistant (même en temps partagé)

Tout cela fait déjà beaucoup de travail. On n’est jamais trop de deux pour traiter tout cela. J’ai déjà parlé de votre assistant plus haut. C’est ce qui peut vous arriver de mieux pour augmenter votre productivité. Dans de nombreuses agences, il y en a déjà. Mais ce n’est pas toujours le cas. Une personne à temps plein, cela a un coût. Toutefois, pour votre disponibilité, votre réactivité et votre charge mentale, cela aura une vraie valeur, qui devrait se transformer en business assez rapidement.

Si vous n’avez pas encore les moyens d’embaucher, l’une des tendances montantes aux États-Unis est de prendre un assistant à temps partiel. De nombreux conseillers immobiliers américains en vantent les mérites. Et il y a de plus en plus de freelances qui proposent de travailler 1 à 2 h par jour pour vous. Avec ce choix, vous pouvez monter en charge au fur et à mesure, jusqu’à avoir un temps plein.

Trouvez des profils ici :

https://www.malt.fr/s?q=assistante+virtuelle&as=t&remoteAllowed=true&location=À+distance&sourceComponent=navbar_search

Ainsi, vous serez l’agent immobilier le plus productif de votre région. Intéressons-nous maintenant à vos clients.

Misez sur l’autonomie de vos prospects

On vit dans une ère où nous avons l’habitude de commander nos taxis et nos repas en un clic sur nos téléphones. Vos clients aiment se débrouiller tout seuls. Et quand ils se débrouillent tout seuls, vous gagnez du temps. Alors, mettez tout en place pour leur faciliter la vie. Et la vôtre.

Permettez la prise de rendez-vous automatiques

Dans 90 % des cas, lorsqu’un client vous contacte, c’est pour prendre un rendez-vous. Il veut avoir des informations sur un bien, sur le marché, il veut vous parler d’un problème concernant la copropriété. Il ne veut pas forcément une réponse immédiate, il veut avancer dans son projet, ou dans la résolution de son problème. Si vous lui proposez une solution simple, qui lui assure que vous allez lui accorder le temps nécessaire d’ici quelques jours, il sera satisfait et passera à un autre sujet.

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