Digitalisation de mon agence immobilière : passez à l’ère du cloud

Le stockage en ligne des données de votre agence est un élément clef dans votre stratégie de digitalisation. C’est grâce à ces outils que vous allez pouvoir mettre à disposition de l’ensemble de vos collaborateurs les outils et documents nécessaires pour travailler à distance, et vous affranchir encore un peu plus du papier et de ses contraintes. Stockage des documents administratifs, fonctionnalités d’édition en ligne, partage et travail collaboratif… S’ils sont bien choisis et intégrés à l’agence, ces outils peuvent vous permettre de gagner énormément en productivité! Dans cet article, on va voir comment choisir un outil de stockage en ligne, quel outil correspond à quel quel type de besoin, ainsi que quelques scénarios d’utilisation du cloud au sein de l’agence.

Stockage des documents, travail à distance, travail collaboratif… Présentation du cloud

Tout d’abord, le cloud, qu’est-ce que c’est? Littéralement, cela signifie « nuage » en anglais. En informatique, le cloud est un système de stockage en ligne. Au lieu de stocker les fichiers informatiques sur un ordinateur, ces derniers sont uploadés sur un serveur, ce qui les rend accessibles de n’importe où et depuis n’importe quel device, tant que l’on a une connexion Internet (et les accès autorisés au service de stockage, bien entendu).

Ce que vous gagnez avec le cloud

Le stockage en ligne vous permet de gagner en efficacité sur de multiples points. Tout d’abord, dans la dématérialisation de vos documents. En effet, plus besoin de sauvegarder ces derniers dans un des classeurs de l’agence, il sera plus pertinent de le stocker directement en ligne, et à terme, de privilégier les échanges et les démarches administratives uniquement via voie électronique. Donc, premier élément : moins de paperasse!

Ensuite, les services de stockage en ligne permettent de donner l’accès aux documents à l’ensemble de vos collaborateurs, quels que soient leur emplacement et l’appareil qu’ils utilisent pour se connecter au serveur. Tous les documents dont ils ont besoin leur sont directement accessibles en quelques clics, ou gestes du pouce. Plus besoin de retourner à l’agence pour envoyer un document à un client/prospect. Votre collaborateur rencontre au hasard un prospect, il n’a pas son book de services avec lui? Pas grave, comme on le disait, en quelques clics, ce dernier est accessible et le négo peut dérouler son discours.

Autre point : les fonctionnalités de travail collaboratif. On le verra dans la suite de cet article, mais les outils de stockage en ligne intègrent bien souvent des fonctionnalités de travail à plusieurs et de suivi des modifications. Qu’il s’agisse de compléter un dossier client ou bien de mettre à jour le tableur du challenge mensuel de l’agence, tout le monde peut participer et on peut voir ce que chacun a fait.

En somme, le cloud permet d’être moins dépendant de votre bureau! Vous pourrez récupérer tous vos documents de travail directement sur le cloud, et ce, sur n’importe quel poste. À condition, bien sûr, de connaître vos identifiants.

Le risque des solutions de stockage en ligne : la sécurité des données

Le problème des systèmes de stockage comme Google Drive est leur hébergement… américain. Ce qui veut dire que vos données peuvent potentiellement être exploitées, selon la législation du pays de l’hébergeur. Pour contrecarrer cette pratique, les gouvernements européens ont mis en place en 2018 le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cette charte est prévue pour garantir notamment la protection des données créées sur le territoire de l’Union européenne. Depuis le 25 mai 2018 et si vous travaillez dans la zone européenne, vous disposez d’un délai de 72 heures pour prévenir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) d’une faille de sécurité. Si ce n’est pas déjà fait, je vous invite à consulter le Règlement général sur la protection des données – RGPD.

L’idée n’est ni de vous faire apprendre par cœur cette charte, ni de vous donner une attaque, mais que vous soyez au courant de ce qui vous engage par rapport à ce règlement. Dans l’extrême éventualité que Google soit piraté et que les données de vos clients se retrouvent piratées, vous seul en porterez la responsabilité et non Google. Vous devez être méticuleux sur la gestion de vos données. 

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Mettre en place un outil de stockage en ligne au sein de votre agence

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