Les enjeux et les bonnes pratiques de la dématérialisation pour l’immobilier

Dans un monde où le numérique prend le pas sur tous les domaines de nos vies quotidiennes, l’immobilier ne doit pas être en reste, et encore moins en retard. On se dirige vers la disparition quasi totale des documents papier. La dématérialisation est devenue une obligation légale avec la loi ALUR, en France. Mais ce n’est pas qu’en France, et pas que par obligation légale que vous devez passer à la dématérialisation. Vous allez gagner en efficacité, en temps, en organisation et forcément, vous allez y gagner de l’argent! Immo2 fait le point et vous guide dans vos démarches de dématérialisation pour booster votre business et prendre de l’avance sur vos concurrents!

Les avantages de la dématérialisation

Par dématérialisation, on entend le fait de limiter le recours aux documents papier autant que faire se peut. En quoi est-ce un avantage pour l’immobilier? Il y a plusieurs pistes de réponses et vous verrez que la dématérialisation va vous changer la vie.

Moins de papiers pour plus de simplicité

Pour commencer, parlons du côté pratique au quotidien. Moins de papier signifie tout simplement une gestion quotidienne simplifiée. Si vous disposez de tous les documents nécessaires pour conclure une vente en numérique, vous pouvez facilement les transférer à un de vos collaborateurs ou vous pouvez les avoir toujours sur vous via un smartphone ou une tablette.

Le fait de tout stocker au format numérique permet également de s’y retrouver plus facilement dans vos documents. Vous avez besoin d’une copie d’un document datant de plusieurs années? Pas de problème! Il existe en numérique et est donc facilement retrouvable. Vous pouvez le copier à l’infini.

Plus de risques de perdre un document, tout est dans le cloud. Plus besoin d’utiliser une imposante photocopieuse pour dupliquer les documents. Moins de feuilles volantes, pas de coûts d’impression, un impact moindre sur la planète (quoique si l’on s’intéresse de près à la consommation des différents serveurs à travers le monde, cet argument peut tomber), des archives facilement accessibles… Voilà des arguments en faveur de la dématérialisation pour la gestion quotidienne de vos affaires immobilières!

Vos documents accessibles partout pour vous et votre business! 

Dématérialiser son agence permet de simplifier son quotidien : tous vos documents sont accessibles n’importe où, sur n’importe quel device pour vous, vos équipes et vos clients. Il existe aujourd’hui de nombreux systèmes sur des serveurs ou dans le cloud, qui vous permettront de mettre à disposition les documents importants pour vos clients, le syndic, etc. Cela peut se faire via un espace personnalisé sur votre site web, un formulaire de demande de document qui va envoyer ce dernier par mail ou encore simplement un Google Drive où vous partagez les documents avec les personnes concernées. 

Dans l’équation, il ne faut pas oublier vos collaborateurs, dont la productivité va énormément bénéficier des outils de dématérialisation que vous allez leur proposer. Dans l’immobilier, on passe beaucoup de temps en dehors de son bureau et on traite de nombreux dossiers à la fois. Alors, penser à tout, tout le temps, cela rajoute pas mal de stress et fait perdre pas mal de temps. En prenant le pas de systématiquement utiliser des documents aux formats numériques, vous permettez à vos collaborateurs d’avoir toujours à portée de main les documents dont ils ont besoin. Au-delà de ce confort, c’est également une question de satisfaction client. À une époque où ce dernier doit être rappelé dans les 15 minutes et où certains font des offres de rachat sous 48 h, vos équipes doivent pouvoir lui envoyer les documents dont il a besoin en temps réel. 

Des relations simplifiées avec les clients pour plus de fluidité

Comme on l’a dit juste ci-dessus, la dématérialisation de vos process va servir à vos clients. C’est ce qui vous permettra de différencier votre expérience client de celle de vos concurrents. Cela passe par des choses toutes simples, qui nous semblent aujourd’hui acquises en tant que client/consommateur/prospect. Comme dit plus haut, vous pouvez mettre à leur disposition les documents dont ils ont besoin directement en ligne. Cela vous permettra de fluidifier vos relations avec eux et de simplifier votre quotidien (en résumé, vous n’aurez pas à envoyer une énième fois le même modèle de document). Mais c’est également un moyen d’être hyper réactif. Vous venez de finir un état des lieux? Faites-le signer sur tablette directement au locataire et envoyez-le directement au propriétaire. Lors d’une visite, vous dites à un client « vous devrez me retourner tel document signé » : envoyez-le directement sur son adresse mail…  

Contenter vos clients avec la dématérialisation tient donc en plusieurs points : mise à disposition des documents, réactivité dans la transmission de ces derniers et également interactions avec lesdits documents. Je m’explique : si vos clients doivent systématiquement imprimer les documents que vous leur envoyez, c’est un frein. Au contraire, vous devez les amener eux aussi à dématérialiser leurs démarches. Pour ce faire, vous allez devoir mettre à leur disposition des outils qui leur permettent de remplir et de signer les documents directement depuis leur mobile, leur tablette ou leur ordinateur. Un point que l’on aborde dans la seconde partie de notre article (et dans l’ensemble de ce dossier).

Écologie et dématérialisation

La dématérialisation diminue fortement la consommation de papier, ainsi que d’encre et d’électricité nécessaires au bon fonctionnement des imprimantes et photocopieuses. En mettant en place une stratégie de dématérialisation, en plus de vous faciliter la vie quotidienne, d’améliorer l’expérience de vos clients, de booster votre productivité, vous faites des économies sur le papier et vous protégez l’environnement. Tout le monde est gagnant!

Spécial France : La loi ALUR, la fin du papier dans les copropriétés

Comment je mets en place la dématérialisation dans mon agence?

Je passe aux services de stockage en ligne de mes documents

Je passe à la Signature électronique

Je fais mes états des lieux directement sur tablette ou mobile

Des applications comme ImmoPad ou homePad vous permettront de faire vos états des lieux directement sur iPad et de les enregistrer au bon endroit, de les retrouver pour la prochaine fois et de prendre des photos directement associées à vos remarques. Un véritable outil pour vous simplifier la vie. Voici un comparatif complet des applications iPad pour faire vos états des lieux. (Nous avons également une catégorie dédiée à ces outils sur notre rubrique La Réserve). 

J’utilise des services d’agenda en ligne 

Lorsque l’on pense à la dématérialisation d’une agence immobilière, les premières choses qui nous viennent en tête sont le cloud, la signature électronique, les états de lieux… tout ce que l’on a vu. Cependant, il y a un point que l’on tend à oublier trop souvent : c’est la gestion des plannings et des rendez-vous. Aujourd’hui, il existe de nombreux services d’agenda en ligne qui permettent de dématérialiser cette partie du travail. Fini le petit agenda papier, qu’il faut toujours transporter! Ces outils sont accessibles sur votre mobile et vous envoient des notifications de façon à ce que vous n’oubliiez rien. Vous avez très certainement déjà une application de ce type sur votre mobile; il convient simplement de prendre l’habitude de l’utiliser systématiquement. Pas uniquement pour vos visites et vos rendez-vous face à face, mais également pour les opérations de rappels clients (votre logiciel de transaction propose très certainement ce type de rappel également).

Je remplace mon tableau des tâches par des services d’organisation

En tant que manager, vous avez peut-être mis en place un tableau des tâches pour rappeler à vos équipes les objectifs et les tâches à accomplir au jour le jour (ou semaine après semaine). Des outils tels que Trello ou Taskworld, qui sont à la base des outils de gestion de projet, peuvent remplir cette tâche. Vous pouvez assigner des membres aux actions à réaliser et des systèmes de notification permettent à vos collaborateurs d’être tenus au courant de toutes les avancées. D’ailleurs, vous pouvez également utiliser ces outils en tant qu’agenda; seulement, cela peut vite devenir un véritable capharnaüm.

Zéro papier dans l’agence du futur

Imaginez-vous dans 5 ou 10 ans. L’agence immobilière de demain sera définitivement zéro papier. Plus de gaspillage et une meilleure gestion des documents. En développant dès aujourd’hui un lien concret avec vos clients à travers le partage de documents en cloud, vous pouvez vous préparer pour cette évolution. Demain, toutes vos tâches rébarbatives seront automatisées et vos documents automatiquement archivés dans un stockage sécurisé en ligne. Prenez de l’avance et appliquez nos conseils. Ne laissez pas vos concurrents être plus efficaces que vous! Dématérialisez dès aujourd’hui!