Comment utiliser Slack pour fluidifier la communication interne de son agence immobilière?

Aujourd’hui, l’outil de communication que l’on vous présente est destiné à votre communication interne. Slack se présente comme un environnement de collaboration destiné à fluidifier et améliorer la communication en interne. Après avoir conquis la Silicon Valley, cet outil est en pleine démocratisation. À l’heure actuelle, Slack compte plus de deux millions d’utilisateurs actifs journaliers, dont Immobilier 2.0. On revient en détail sur ce petit phénomène afin de mieux comprendre l’intérêt de cet outil, notamment pour les pros de l’immobilier.

Slack, c’est quoi?

Qu’est-ce que Slack et quelles sont ses fonctionnalités?

Slack est un outil de communication qui facilite la collaboration entre les membres d’une équipe. Dans les faits, Slack est présenté comme un remplaçant du e-mail en interne. Imaginez : plus d’e-mails internes, plus de longues discussions interminables par e-mail, plus de « cc », « cci » sans fondements! Le constat est simple : aujourd’hui, les échanges d’e-mails internes sont devenus une vraie contrainte et font perdre beaucoup de temps à tout le monde!

Et l’efficacité est là! En effet, Slack annonce que les entreprises utilisatrices réduisent en moyenne les e-mails internes de 48,6 %!

Slack vient répondre à cette problématique en proposant un outil simple et unifié qui fonctionne comme un « chat » interne organisé en différents groupes, les « channels ». Libre à l’entreprise d’organiser ses channels comme bon lui semble en fonction de son organisation et de son besoin. Il peut y avoir des channels permanents (exemple : Vie de l’agence), des channels temporaires (exemple : Projet nouveau site web), ou des discussions privées entre 1 et/ou plusieurs collaborateurs.

Seulement, l’outil ne sert pas qu’à envoyer et recevoir des messages, les fonctionnalités proposées sont bien plus impressionnantes. Voici une petite liste non exhaustive des possibilités qu’offre Slack :

• La possibilité de centraliser les échanges autour de sujets précis;
• La gestion des droits en fonction des channels. Vous pouvez autoriser toute votre équipe, autoriser certaines personnes ou même inviter un prestataire extérieur à participer à un des channels de l’équipe;
• L’instantanéité par rapport aux mails;
• La possibilité de rechercher dans les conversations. Tout est archivé et un moteur de recherche puissant permet de retrouver facilement une discussion ou un message;
• Un partage de fichier très intuitif;
• Un outil mobile : la force de Slack est que l’outil est dispo sur tous les supports et le multisupport est très bien géré (par exemple, vous ne recevez pas de notification sur votre mobile, si vous êtes connecté en ce moment sur l’ordi…);
• L’intégration avec d’autres outils (Google Drive, Dropbox, etc.);
• Possibilités de passer des appels audio (et bientôt vidéo) à vos collaborateurs. Vous pouvez aussi faire des appels de groupe (appeler tout un channel par exemple);
• Réaliser des tâches automatiques dans Slack grâce aux « bots » disponibles. Slack est aujourd’hui précurseur sur les bots. Cf. notre article sur les enjeux des bots pour l’immobilier.

Pourquoi on vous en parle sur Immobilier 2.0?

Si on parle de Slack, c’est notamment parce que le service connaît un succès fulgurant. La communauté des startupeurs et entrepreneurs a totalement adopté l’outil. Nous-mêmes utilisons le service pour communiquer entre les membres de l’équipe Immobilier 2.0. Tout comme les personnes qui partagent nos bureaux ou encore de grandes entreprises telles que Facebook, Google… bref, tout le monde! Lorsque nous avons constaté l’efficacité du produit, nous nous sommes demandé si nos lecteurs, eux aussi, ne pouvaient pas en bénéficier.

Concrètement, comment je m’en sers dans l’immobilier?

Débuter sur Slack : le concept des channels

Après l’inscription sur Slack, vous devez créer une « team » qui sera l’espace de communication commun à tous les collaborateurs. Une fois fait, le service vous créé une URL de type « Mateam.slack.com » et vous propose d’inviter les collaborateurs que vous voulez joindre à la team.

Vous devrez organiser cette team en différents « channels ». Les channels peuvent être publics (tous les membres de la team pourront lire ce qui se passe) ou privé (seulement les membres invités pourront y accéder et lire les échanges) selon la teneur des informations échangées. La logique de Slack est aussi de fluidifier la transmission d’informations entre les différents départements de l’entreprise.

Par exemple, le channel « Marketing » peut être principalement utilisé par l’équipe marketing, mais vous pouvez le laisser ouvert pour que l’équipe commercial voie ce qui se passe au marketing en ce moment. Libre à eux de consulter les messages. Tant que leur nom n’est pas cité grâce à un « @ » (exemple : @florianmas), ils ne recevront pas de notifications.

Scénarios d’utilisation pour une agence immobilière

Si vous êtes une agence immobilière, voici des idées pour organiser votre Slack. Ce ne sont que des pistes pour vous aider à comprendre le fonctionnement général. Libre à vous d’adapter les channels à VOTRE BESOIN. C’est d’ailleurs la force de l’outil, tout s’adapte à votre entreprise.

Proposez un channel « Vie de bureau »

Un channel généraliste pour notifier tout le monde de la vie du bureau. Au lieu d’un mail formel pour une nouvelle ou une réunion, un simple message dans le Slack et tout le monde est prévenu.

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