10 piliers pour réussir votre organisation quand vous vous lancez dans l’immobilier

Commencer son aventure d’agent immobilier est à la fois exaltant et déroutant. Vous êtes plein d’énergie et les idées fusent dans votre tête ? Vous avez bien étudié, lu et écouté les conseils de votre directeur d’agence, manager, parrain, marraine ou mentor ? Malgré tout cela, vous vous demandez peut-être désormais quelles tâches réaliser en priorité pour démarrer sur de bonnes bases dans la construction de votre entreprise. Pas de panique. Pour vous aider à mettre le pied à l’étrier, nous vous dévoilons dans cet article les 10 piliers pour réussir votre organisation quand vous vous lancez dans l’immobilier.

1.  Mettre en place un système de gestion et de classement de vos dossiers

Votre organisation de jeune agent immobilier commence tout d’abord par la mise en place d’un système de gestion de vos dossiers. Cela vaut pour votre ordinateur et pour vos papiers. Pour l’instant, vous n’en avez pas beaucoup, mais vous risquez vite d’être submergé et de ne plus retrouver tel document ou information.

Numériquement, nous vous suggérons de choisir un outil qui vous est familier, que vous maîtrisez et qui vous fera gagner du temps. Vous pouvez par exemple stocker vos documents sur un cloud comme Google Drive ou sur un disque dur externe. Nous vous déconseillons de tout enregistrer uniquement sur votre ordinateur. S’il cesse de fonctionner, vous perdrez tout. Pour ce qui est des dossiers physiques, vous avez deux possibilités : créer des classeurs ou boîtes par catégorie ou les scanner.

En ce qui concerne le classement, c’est encore une fois à vous de voir. L’important est que l’arborescence soit logique. Cela peut par exemple être un fichier qui regroupe :

• les clients : actifs, anciens ou les prospects ;
• les biens : en vente, vendus ou en location ;
• le marketing : les publicités et les réseaux sociaux ;
• les finances ;
• les documents juridiques : contrats et réglementations ;
• ce qui est lié à la formation : cours, certifications, etc.

N’hésitez pas à adapter votre classement au fur et à mesure du temps et des besoins.

2.  Construire une base de données clients et choisir un CRM adapté

Même si vous débutez, vous avez probablement entendu parler du CRM (Customer Relationship Management). C’est un outil de base de données clients, de gestion de ces données et d’aide à l’interaction avec vos prospects et vos clients. Cependant, il en existe de nombreuses sortes. Certains servent principalement à organiser les contacts, quand d’autres possèdent des fonctions avancées comme l’automatisation des tâches, le marketing, l’analyse de données, la prédiction, etc.

Pour commencer, nous vous recommandons de choisir un CRM simple, spécifique à l’immobilier ou non, afin d’être à l’aise et de pouvoir trouver ce que vous cherchez rapidement. Vos besoins évoluant avec le temps, vous aurez par la suite la possibilité d’ajouter des fonctionnalités ou d’acheter un logiciel plus élaboré.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article immo2 sur les CRM immobiliers.

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3.  Réfléchir à une stratégie de branding

Vous avez étudié votre marché et avez peut-être déjà commencé à prospecter ? Mais avez-vous avant cela pensé à mettre en place une stratégie de branding ? Si ce n’est pas le cas, allez-y, c’est essentiel pour vous différencier des autres agents immobiliers.

D’abord, revenez au marché de votre zone géographique. Certains types de biens qui y sont recherchés correspondent-ils avec ce que vous connaissez ou ce qui vous intéresse le plus ? De même pour la clientèle cible. Primo-accédants, investisseurs, familles, jeunes, retraités, etc. : avec quel type de public êtes-vous le plus à l’aise ? En outre, avez-vous quelque chose qui vous distingue, par exemple une expérience professionnelle qui serait un plus pour le métier d’agent immobilier (architecte d’intérieur, juriste expert en transactions, commercial avec des capacités de négociation et de vente, etc.) ?

La construction de votre branding passe ensuite par les façons de vous positionner en tant qu’expert dans un domaine et de mettre en avant vos particularités en :

• créant un site web professionnel à votre nom ;
• choisissant une photo, une police et des couleurs qui vous correspondent sur les réseaux sociaux ou autres supports de présentation ;
• développant une stratégie de contenu à partager pour votre blog, votre newsletter ou vos réseaux sociaux ;
• nouer des partenariats ciblés en lien avec votre offre (home staging, déménagement, ménage, décoration, etc.).

4.  Personnaliser des modèles d’emails

Une fois votre base de branding en place, nous vous conseillons de créer des modèles de mails personnalisés. Pourquoi ? Parce que la gestion des mails est chaque jour très chronophage et que vous risquez de vous perdre si vous ne vous facilitez pas le travail dès le début. En outre, utiliser le même modèle, avec vos couleurs et votre image de marque rendra vos communications plus homogènes auprès des clients.

Voici ce que vous pouvez faire :

• segmenter vos clients en créant des listes selon le parcours d’achat : prospects, acheteurs, vendeurs, anciens clients, etc., et par priorité. Certaines boîtes mail donnent la possibilité de mettre des mots-clés et des filtres pour vous y retrouver en un clic ;
• élaborer une signature d’email avec une formule de politesse, votre nom, vos coordonnées et votre photo qui s’ajoutera automatiquement à la fin de chaque mail ;
• préparer des accroches, des tournures de phrases et des appels à l’action dans les cas où vous manquez d’inspiration ou lorsque vous souhaitez aller plus vite ;
• créer des messages automatiques en cas d’absence ;

Vous pouvez utiliser l’IA pour construire tout ce contenu.

5.  Partager sur les réseaux sociaux les coulisses de votre parcours en tant que nouvel agent immobilier

Pourquoi ne pas partager les défis auxquels vous faites face, vos sources de motivation, les solutions que vous avez trouvées ou tout simplement votre expérience de tous les jours en tant qu’agent immobilier débutant ? Parler de votre quotidien sur les réseaux sociaux, par vidéos par exemple sur YouTube, TikTok ou Insta, voire même sous forme de blog, est bénéfique sous plusieurs plans :

• Votre authenticité sera un gage de confiance auprès des prospects et des clients ;
• Vous créez une connexion particulière avec les personnes qui vous suivent. Il est très agréable d’être contacté par des personnes qui vous connaissent déjà, qui se sentent proches de votre sensibilité et qui aiment votre manière d’appréhender l’immobilier ;
• En développant une communauté, des membres peuvent devenir des clients, voire des ambassadeurs de votre marque ;
• D’autres agents immobiliers peuvent vous contacter pour discuter ou faire des partenariats ;
• Vous documentez votre quotidien, ce qui vous sera utile lors de vos feedbacks et pour vous rendre compte de votre évolution.

6.  Planifier une stratégie de contenu

En plus de partager votre expérience d’agent immobilier débutant, il vous faut également élaborer une stratégie de contenu plus globale. Sur les canaux utilisés par votre cible, vous mettrez en avant des annonces de biens, vous publierez du contenu utile sur et autour de l’immobilier, vous partagerez des événements locaux, etc.

Pour cela, le mieux est de mettre en place un calendrier de contenu pour une réelle cohérence et une certaine régularité. Vous pouvez tout-à-fait commencer avec des outils très simples comme un fichier Excel, mais sachez qu’il existe des logiciels qui centralisent vos contenus, vous aident à les adapter aux différentes plateformes, permettent d’analyser l’audience et publient eux-mêmes les posts à la date souhaitée.

Vous pouvez aussi utiliser Chat GPT pour créer votre calendrier éditorial, on en parle dans cette formation.

7.  Gérer rigoureusement vos finances dès le départ

Les finances de l’agent immobilier, c’est un peu le nerf de la guerre. Sans argent, pas de salaire et pas d’investissement. Il est donc absolument nécessaire de mettre en place des habitudes et de préparer le terrain.

D’abord, établissez un budget avec vos dépenses obligatoires (assurance, matériel informatique, logiciels, frais de déplacement, charges, forfaits téléphonique et Internet, marketing, mais aussi de formation) et vos revenus espérés.

Prévoyez également un fond d’urgence. En effet, dans l’immobilier, il y a des mois creux et des mois pleins. Pour anticiper une dépense urgente, mettez une somme équivalente à plusieurs mois d’activité de côté.

En ce qui concerne le logiciel de comptabilité, choisissez-en un pratique et facile à prendre en main. Il devra être complété au fur et à mesure avec rigueur.

Enfin, optimisez vos dépenses en analysant le retour sur investissement (ROI) de chacune d’entre elles. C’est notamment le cas pour les campagnes marketing.

8.  Prendre du temps pour développer votre réseau professionnel

Le réseau professionnel, c’est un élément clef du développement d’une entreprise, et pourtant, en débutant, il est probable que vous ayez tendance à vous concentrer sur votre activité en elle-même et moins sur les relations. Mais cela va de pair. En effet, grâce au réseau, vous accéderez à des opportunités et à des partenariats, vous recevrez des conseils et du soutien et vous améliorerez votre réputation.

Mais comment vous y prendre ? Développer votre réseau peut se faire de deux manières. En ligne, vous pouvez rejoindre des groupes de discussion sur les réseaux sociaux ou publier et interagir avec d’autres professionnels sur LinkedIn. Sinon, vous pouvez vous inscrire à des séminaires, des conférences ou des regroupements d’agents immobiliers dans lesquels vous apprendrez de nouvelles compétences et rencontrerez vos confrères et consœurs.

Mais vous avez aussi la possibilité d’élargir le cercle aux autres acteurs de l’immobilier comme les notaires, les banquiers, les courtiers, etc., et aux autres professionnels de votre secteur en vous inscrivant dans un club business, une association de quartier ou en vous rendant à des rencontres et événements locaux.

9.  Vous former et développer vos compétences

Prenez tout de suite de bonnes habitudes en continuant à vous former et à apprendre dès le début de votre nouvelle carrière. Le métier d’agent immobilier, le marché et la conjoncture sont en constante évolution : il est essentiel que vous soyez toujours à la page. Plusieurs choix s’offrent à vous :

• Une formation reconnue comme un BTS ou une licence professionnelle. Mais cela demande un grand investissement en temps.
• Des conférences, séminaires ou cours en ligne sur différents aspects du métier (comme le Campus by immo2, par exemple).
• Des initiations ou tutoriels relatifs à l’utilisation de tel ou tel logiciel ou outil.
• Des lectures d’études sur le marché immobilier, mais aussi plus largement d’articles sur l’actualité et la politique.
• Des cours pour développer vos soft skills, notamment la gestion du stress, la résolution de problème et la communication.

10. Tester et éventuellement investir dans des outils technologiques

Intégrer des outils technologiques dans son quotidien est très utile pour gagner du temps et augmenter son efficacité. Alors, autant vous y mettre tout de suite, même si cela peut paraître technique au départ.

Néanmoins, n’y allez pas à l’aveugle, au risque de vous retrouver avec un logiciel dont vous ne vous servez pas ou qui est trop cher. Pour éviter cela, évaluez vos besoins. Les principaux outils dont vous aurez probablement besoin sont les suivants :

• CRM ;
• estimation immobilière ;
• diffusion d’annonces immobilières sur les différentes plateformes ;
• marketing ;
• comptabilité ;
• visites virtuelles.

Comparez les différentes offres pour que leurs fonctionnalités et leur coût correspondent à ce dont vous avez besoin et profitez des essais gratuits. Vous pouvez en parallèle vous renseigner auprès d’autres agents immobiliers ou de votre mentor pour savoir ce qu’ils utilisent. Si vous faites partie d’un réseau immobilier, ce dernier peut mettre à disposition certains logiciels.

Jeter les bases d’une bonne organisation nécessite du temps, mais vous vous remercierez plus tard. En effet vous arriverez à répondre rapidement aux demandes des prospects et clients sans surmenage. De plus, votre santé financière sera au beau fixe ce qui vous permettra de mettre en place des projets et de vous adapter plus facilement. Et pour finir, vous vous démarquerez de vos concurrents en proposant des partenariats et des services uniques grâce au temps passé à développer votre réseau.