Comment choisir son logiciel de transaction immobilière?

Que vous soyez agent, négociateur, mandataire, directeur d’agence ou autre, le logiciel immobilier est aujourd’hui LE partenaire indispensable à toute activité immobilière. Avec la multitude de solutions disponibles sur le marché, il peut être compliqué de dénicher le logiciel le mieux adapté à votre secteur et à vos activités. Nous avons donc réuni pour vous une revue exhaustive des fonctionnalités à évaluer ainsi qu’une liste complète de critères à considérer pour trouver le logiciel immobilier qui convient parfaitement à vos besoins.

Retrouvez en vidéo nos conseils pour choisir votre logiciel immobilier

Vous pouvez retrouver la version longue de cette vidéo sur notre chaîne Youtube.

Qu’est-ce qu’un logiciel de transaction immobilière?

Il convient d’abord de rappeler qu’un logiciel immobilier, c’est un programme informatique qui vous permet, en tant que professionnel de l’immobilier, de mener à bien vos principales activités immobilières, de la prospection à la finalisation de la transaction. Il est tout autant un outil de gestion que de communication et de développement de votre activité et de votre agence.

Les Fonctionnalités de base de tout logiciel de transaction immobilière

Voyons d’abord les fonctionnalités de base qui devraient être incluses dans n’importe quel logiciel immobilier pour vous faire gagner en temps, en efficacité et en professionnalisme. Nous avons choisi de vous les présenter dans le même ordre qu’un mandat immobilier.

Pige immobilière

Rechercher continuellement de nouveaux biens et de nouveaux prospects devient trop souvent une tâche fastidieuse et chronophage lorsqu’on doit consulter plusieurs sources. La majorité des logiciels immobiliers regroupent au même endroit toutes les sources de piges immobilières auxquelles vous êtes abonné. Certains logiciels offrent même un outil de pige directement intégré, qui ne nécessite aucun autre abonnement à des sources externes, ce qui vous permet également d’économiser. Un croisement des données optimisé permet encore une fois de gagner beaucoup de temps en filtrant pour vous les résultats en fonction de critères préétablis.

Gestion de biens

C’est la fonctionnalité #1. Un bon logiciel immobilier doit d’abord et avant tout vous permettre de gérer vos biens, que vous œuvriez dans la vente ou la location de maisons, d’appartements, de terrains, de résidences secondaires ou pour tout autre type de mandat. Les champs appropriés vous permettent de saisir rapidement et facilement vos nouveaux mandats immobiliers et la totalité de leurs caractéristiques et spécificités.

La gestion des informations sur chaque bien comprend toujours 2 volets :

1. L’information publique, soit celle que vous communiquez pour faire la promotion du bien;
2. L’information confidentielle (notamment l’adresse du bien, les coordonnées du notaire, etc.), que seul vous (et potentiellement vos collaborateurs) pouvez voir et que vous ne souhaitez pas communiquer à des tiers.

Tout logiciel immobilier doit vous permettre de saisir et d’administrer ces 2 types de données de façon simple et distincte.

Besoin de modifier une annonce pour ajuster le prix ou suite à une mise sous compromis? Vous n’avez qu’à mettre à jour les champs correspondants dans votre logiciel immobilier.

Une fois vos propriétés saisies avec l’information la plus à jour, vous pouvez ensuite visualiser en un seul coup d’œil l’ensemble de votre portefeuille actif. Votre logiciel immobilier devient donc le seul et unique point d’entrée pour gérer la totalité de votre portefeuille. Vous effectuez une seule saisie et une seule mise à jour simple et facile à un seul endroit. C’est le logiciel qui se chargera ensuite de faire la mise à jour sur l’ensemble de vos différents supports de communication. Autant vous, que vos clients et vos collaborateurs, avez donc toujours accès à l’information la plus à jour sur chaque propriété.

multidiffusion des annonces immobilières

Une fois que vous avez saisi le bien dans votre logiciel immobilier, vous voulez que celui-ci soit vu par le bon acheteur, locataire ou investisseur. La diffusion des annonces sur votre site web immobilier et sur une multitude de plateformes est donc une autre fonctionnalité primordiale de tout bon logiciel immobilier.

Des passerelles permettent d’envoyer automatiquement l’information à jour vers les différents sites web et portails que vous utilisez pour faire la diffusion de vos biens. Le logiciel immobilier que vous choisissez doit donc inclure des passerelles vers les principaux portails (ou du moins ceux que vous utilisez).

Selon le type de bien, il est possible que vous ne souhaitiez pas publier sur tous les portails. Il est également utile de pouvoir choisir d’exporter vers tous les supports de communication disponibles ou sur certains supports uniquement.

Lorsque vous mettez à jour les informations sur un bien dans votre logiciel (suite à une baisse de prix, par exemple), les nouvelles informations sont envoyées automatiquement vers tous les supports de diffusion. La mise à jour se fait souvent en temps réel ou du moins quotidiennement.

La maintenance des passerelles est gérée par l’éditeur du logiciel de transaction et est généralement garantie 24 h/24 et 7 j/7.

gestion des contacts

Vous ne gérez pas seulement des mandats. Une autre part importante du quotidien de tout professionnel de l’immobilier, c’est d’entrer en contact avec des gens : acheteurs, vendeurs, loueurs, locataires, investisseurs, etc. Vous avez donc une immense base de contacts à gérer, à renseigner avec la bonne information et à actualiser constamment.

Un logiciel immobilier vous permet de regrouper toute l’information utile sur vos contacts au même endroit que vos biens. La véritable magie s’opère lorsque le logiciel vous propose automatiquement des rapprochements entre clients et mandats en fonction des critères que vous avez saisis.

rapprochement automatique des mandats

L’un des principaux avantages d’avoir toute l’information sur vos biens et sur vos clients au même endroit, c’est de pouvoir opérer de façon automatique des rapprochements qualifiés entre les propriétés dans votre portefeuille et votre base de données acheteurs ou locataires.

Vous n’êtes évidemment pas dispensé de faire un rapprochement « humain ». Vous sauvez tout de même un temps fou et pouvez voir en un coup d’œil toutes les possibilités susceptibles de déboucher sur une transaction immobilière.

Certains logiciels permettent même d’envoyer automatiquement des alertes SMS ou des infolettres à vos clients dès qu’une propriété correspond à leurs critères. Une façon, encore une fois, de gagner en efficacité et en promptitude.

registres légaux et documents juridiques 

Pour être en conformité (notamment avec la loi Hoguet et le RGPD nouvellement en vigueur), vous devez impérativement tenir à jour une multitude de mandats et de registres. Un logiciel immobilier à jour réduit de beaucoup les casse-têtes liés à la tenue des registres légaux et autres actes juridiques en vous fournissant tous les outils qui assurent votre conformité (fiches préétablies, registres, journaux, etc.).

Avec un logiciel immobilier qui se conforme aux lois en vigueur sur votre secteur d’activité, vous gagnez non seulement du temps, mais vous avez l’esprit tranquille et l’assurance de vous conformer à vos obligations légales. En cas de contrôle, vous avez toute l’information à portée de main.

Agenda partagé

La fonctionnalité d’agenda en ligne permet de gérer vos propres rendez-vous et de collaborer plus facilement avec vos équipes. Vous savez en tout temps où vous devez vous trouver et à quel type de tâche vous devez vous consacrer (appel, rendez-vous, prise de mandat, prospection, etc.). Vous avez également accès au sein du même outil à toute l’information utile sur vos contacts.

Reporting

Pour avoir du succès dans vos activités immobilières, il est primordial de pouvoir mesurer et contrôler votre efficacité. Des fonctionnalités de reporting de statistiques complètes vous permettent de mesurer la pertinence de vos actions de communication, l’efficacité des supports de diffusion utilisés, la justesse des prix de vos biens, les rapprochements et la pige traitée ou non.

Bref, un tel outil vous permet de mesurer chacun des aspects essentiels à votre développement et à celui de votre agence pour être en mesure d’optimiser votre performance sur une base régulière.

Interrogés sur les fonctionnalités de base indispensables à tout logiciel immobilier, voici ce que nos partenaires nous ont répondu :

Netty : Avant d’étudier chaque fonctionnalité, il faut se demander si le logiciel est à la fois complet et simple d’utilisation, car cela déterminera s’il vous fera vraiment gagner du temps au quotidien. Toutes les fonctionnalités classiques du métier sont indispensables (multidiffusion, édition de documents administratifs, rapprochements automatiques, etc.). 

BeYat : Les rapprochements entre les produits et les acquéreurs, la multidiffusion des annonces sur les portails publicitaires, comptes rendus de visites automatisés et pilotage de l’activité commerciale.

Les fonctionnalités propres à votre business et votre stratégie

Pratiquement tous les logiciels sérieux comportent les fonctionnalités de base précédemment citées. Le choix du meilleur logiciel pour vous dépendra donc en grande partie de votre façon de travailler, de vos besoins spécifiques et de vos préférences. Avant de passer en revue les critères pour faire votre choix de logiciel, voici des fonctionnalités additionnelles qui peuvent faire la différence.

création de documents et d’outils de communication

La pertinence de cette fonctionnalité dépend en grande partie de votre stratégie de communication. Certains logiciels immobiliers vous permettent d’imprimer vos affiches vitrines, de créer vos fiches de biens, votre book de services, et vos posts réseaux sociaux, de générer des comptes rendus de visite, et autres outils de suivi et de communication à même l’interface.

Possibilité de travailler hors ligne

Il est plutôt rare de nos jours de n’avoir aucun accès Internet. La plupart des logiciels immobiliers sont aujourd’hui « full web », c’est-à-dire qu’ils sont accessibles via une connexion Internet. Si vos activités vous amènent parfois à travailler hors ligne, assurez-vous que le logiciel que vous choisissez propose une application ou une version extranet.

Collaboration interagent-interagence

La mise en commun des biens et la communication d’informations dans un cadre prédéfini permettent souvent à un regroupement d’agents ou d’agences de réaliser plus de ventes dans de meilleures conditions. Si vous avez l’habitude de faire de l’interagence, assurez-vous que le logiciel de transaction dispose de fonctionnalités permettant de récupérer les biens de votre agence (soit l’ensemble de votre portefeuille ou seulement les biens que vous sélectionnez) et permet à tous les acteurs de l’interagence de consulter les biens concernés. Certains logiciels permettent également de communiquer facilement avec vos confrères à même l’interface si un bien peut convenir à l’un de vos clients et vice-versa.

Compatibilité avec vos autres outils

En fonction de la façon dont votre site web a été construit et des outils que vous utilisez déjà, de comment votre site web est monté et de quel portail vous utilisez (les utilisez-vous pour tous les biens ou certains biens seulement?).

Le logiciel immobilier que vous choisissez doit être compatible avec les solutions que vous utilisez déjà. Certains logiciels ont des ententes spécifiques avec quelques portails de diffusion. Assurez-vous que le logiciel que vous convoitez possède des passerelles vers les portails que vous utilisez. Certains sont également compatibles avec d’autres outils (un CRM que vous utilisez déjà, par exemple, et duquel vous pourriez exporter toutes les données).

Le bon degré d’automatisation

Envoi de mail et de SMS automatique, publication immédiate sur les différents portails, etc. Il peut être pertinent de vous demander quel niveau d’automatisation vs d’autonomie et de personnalisation vous souhaitez conserver et de vous assurer que le logiciel que vous utiliserez vous permet d’atteindre ce degré.

Différents degrés d’accès pour différents collaborateurs

Si votre agence immobilière comprend de grosses équipes ou des collaborateurs disposant de différents rôles, vous pourriez vouloir attribuer différents niveaux d’accès à différents types d’utilisateurs. Certains logiciels immobiliers prévoient de telles fonctionnalités.

Boîte mail intégrée et outil de chat interne

Toujours dans l’objectif de centraliser vos communications, certains logiciels immobiliers comprennent une boîte mail interne et des outils de chat. 

C’est le cas par exemple de Netty qui, lors de notre entretien, nous a expliqué que c’était l’une des fonctionnalités sur lesquelles il avait les meilleurs retours. On voit bien ici que les grandes expériences utilisateurs sont formées par des détails. Mais au final, c’est ce qui vous change la vie au jour le jour. 

Netty :  On nous complimente aussi sur la possibilité d’utiliser sa boîte mail directement depuis Netty et sur le fait qu’elle communique avec les autres fonctionnalités du logiciel.

Les Critères pour choisir le meilleur logiciel immobilier pour vos besoins

Maintenant que nous avons passé en revue l’ensemble des fonctionnalités comprises dans la majorité des logiciels immobiliers, choisissons le logiciel qui correspond le mieux à vos activités. Quelles sont les questions primordiales que vous devez vous poser? Quels critères sont essentiels dans votre choix et lesquels pouvez-vous laisser de côté?

Le Logiciel est-il full web? Extranet? Vous fournit-il une application?

La plupart des logiciels sont maintenant offerts en version full web (disponible en ligne), ce qui vous permet d’y accéder de n’importe quel lieu ou type de terminal à condition d’avoir une connexion Internet.

Vu la grande mobilité requise d’un agent immobilier, c’est un avantage indéniable de pouvoir utiliser votre logiciel immobilier sur votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur portable hors de l’agence. Par contre, dans les moments où vous n’avez pas accès à Internet, l’installation d’une application ou un accès extranet vous permettra d’accéder au logiciel hors ligne.

Pour BeYat, c’est un point primordial lorsqu’il s’agit d’évaluer un logiciel de transaction :

L’un des premiers conseils que je peux donner aux professionnels de l’immobilier, c’est d’observer si ce logiciel est bien en ligne et accessible via un navigateur Internet et non pas un logiciel applicatif. Ceci permettra de s’y connecter depuis n’importe quel type d’ordinateur MAC ou PC. D’autre part, de voir si ce logiciel est adaptable en mobilité sur les smartphones et tablettes. Voir si cette adaptabilité s’effectue par une appli mobile auquel cas il faudra vérifier qu’il ne s’agit pas d’une application « light » offrant moins de possibilités que le logiciel principal ou si le logiciel est tout simplement en « responsive design » et auquel cas on aura les mêmes fonctionnalités, quel que soit le terminal!

La Saisie des mandats est-elle rapide et intuitive?

La réactivité et le professionnalisme sont déterminants dans vos activités immobilières. Vous voulez être en mesure d’entrer et de diffuser le plus rapidement possible toute l’information pertinente dès qu’un nouveau mandat entre à l’agence. Vous devez donc pouvoir saisir rapidement et facilement tous les champs nécessaires pour décrire le bien (autant les données publiques que les privées). Vérifiez bien que le logiciel que vous convoitez contient tous les champs nécessaires à vos activités. Certains logiciels sont spécifiquement conçus uniquement pour la vente ou pour la location, par exemple. Vous devez également pouvoir modifier rapidement et facilement les données.

Le logiciel immobilier vous permet-il de diffuser vos annonces sur votre site web?

Votre site web doit toujours contenir l’information exacte et à jour avec vos derniers mandats. L’export des données doit être fait en temps réel sur tous les biens que vous ajoutez, modifiez ou supprimez.

Le logiciel immobilier vous permet-il de diffuser vos annonces sur les portails que vous utilisez?

Pour un maximum de visibilité, vos biens doivent aussi apparaître sur les portails. Comme pour votre site web, la diffusion et la mise à jour de vos propriétés doivent pouvoir se faire de façon automatique, en temps réel.Vérifiez également si vous avez à la fois la possibilité de publier automatiquement sur tous les portails ou de faire une sélection personnalisée en fonction du bien.

BeYat : Il y a un autre élément essentiel dans la sélection d’un logiciel de transaction qu’un client ne pense pas souvent à demander : ce sont les délais de diffusion des annonces sur les portails immobiliers! Cette donnée, qui paraît anodine, est PRIMORDIALE pour un agent immobilier qui a l’habitude de travailler dans un secteur concurrentiel! Il faut que le logiciel soit réactif et apte à publier les annonces quasi immédiatement sur les portails. Il arrive que certains logiciels traitent l’information la nuit ou 2 fois par jour, auquel cas vous êtes obligé d’attendre pour que votre annonce soit diffusée. Si un de vos concurrents partage un mandat simple et diffuse plus rapidement, il récoltera tous les contacts intéressés par l’annonce en primauté!

Le logiciel immobilier met-il à votre disposition la pige immobilière quotidienne? À quel coût?

Vérifiez d’abord si la fonctionnalité de pige immobilière est disponible. Si vous êtes déjà abonné à des sources, vous pouvez vérifier si elles sont supportées. D’autres logiciels immobiliers incluent l’abonnement à la pige dans le prix du logiciel sans autre dépense additionnelle. Voyez l’option qui correspond le mieux à vos besoins.

Le logiciel immobilier Vous fournit-il de façon intuitive toutes les données nécessaires pour faire le suivi de votre performance?

Vérifiez si vous disposez des statistiques pertinentes sur vos biens en listing, votre performance et celle de vos actions de communication (ex. : taux d’ouverture et de clics sur vos infolettres). Voyez également comment ces données sont accessibles (Le logiciel permet-il de visualiser vos données? De les exporter? Etc.).

Pouvez-vous personnaliser vos outils de communication et la présentation de vos biens?

L’uniformité de votre communication est primordiale. Si le logiciel vous permet de créer vos outils de communication, vous devez pouvoir utiliser votre propre charte graphique (logo, couleurs, typographie, et autres éléments graphiques distinctifs de votre agence). Portez une attention particulière au design proposé et à sa flexibilité. C’est votre image et votre professionnalisme qui sont en jeu.

Le logiciel immobilier est-il adapté à votre structure?

Êtes-vous un agent indépendant? Une agence d’envergure nationale? Un réseau d’agences ou de mandataires? À chaque structure ses besoins. N’oubliez pas que le logiciel doit répondre à vos impératifs de gestion actuels, mais aussi s’adapter à l’évolution de votre agence. Pensez à moyen et long terme et assurez-vous que le logiciel que vous choisissez sera toujours adéquat dans les années à venir.

Le logiciel immobilier vous permet-il de tenir vos registres légaux?

Le logiciel se conforme-t-il à la loi en termes d’informations collectées et de sécurité? Cette vérification est d’autant plus importante si vous convoitez un logiciel développé à l’étranger ou si vous faites affaires dans plusieurs zones aux législations distinctes.

Le logiciel immobilier est-il intuitif et simple d’utilisation dans son ensemble?

Au-delà de chaque fonctionnalité prise séparément, considérez l’expérience d’utilisation dans son ensemble. Attention : un logiciel complet comprenant une foule de fonctionnalités peut avoir ses avantages, mais assurez-vous que vous allez les utiliser. L’objectif ici, c’est de gagner du temps. Si vous êtes toujours perdu dans une tonne de fonctionnalités que vous n’utilisez pas, passez à l’outil suivant.

Attention également : esthétisme ne veut pas nécessairement dire facilité d’utilisation. Cela dit, puisque vous l’utiliserez chaque jour, vous verrez sans doute l’avantage d’opter pour un logiciel agréable à l’œil et épuré.

Le prix du logiciel immobilier est-il raisonnable?

Les prix des solutions varient énormément. Une fois que vous avez validé que toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin sont proposées dans le logiciel, vérifiez si le prix vous semble raisonnable en regard du nombre et de la complexité de ces fonctionnalités.

N’ayez pas peur de poser des questions. Il est primordial de savoir ce que comprend réellement ce prix. S’agit-il de l’achat d’une licence? D’un abonnement mensuel? Qu’est-ce que ce prix comprend réellement? Avez-vous accès à toutes les fonctionnalités du logiciel? À un nombre restreint ou illimité d’utilisateurs? Serez-vous dans l’obligation de payer des frais supplémentaires pour avoir accès à des fonctionnalités additionnelles le cas échéant? L’assistance est-elle incluse dans ce prix? Combien de temps êtes-vous engagé?

La transparence de l’équipe commerciale vous donnera également de bons indices sur l’éditeur de logiciel avec qui vous vous apprêtez à faire affaire. N’hésitez pas à comparer avec les logiciels qui offrent des fonctionnalités semblables sur le marché.

L’éditeur du logiciel de transaction immobilière offre-t-il une Formation et du support?

Pas de surprise, un logiciel aussi essentiel et complet peut parfois être complexe. Pour pouvoir utiliser l’ensemble des fonctionnalités proposées à leur plein potentiel, une formation initiale est souvent nécessaire. Informez-vous sur les modalités de formation et de support offertes par l’éditeur.

La formation est-elle comprise? Quelle forme prend-elle? En cas de mise à jour, offre-t-il des formations d’appoint? Lorsqu’un nouveau collaborateur se joint à l’agence, comment cela fonctionne-t-il? En cas de problème technique ou si vous avez besoin d’assistance, comment fonctionne le support? Quels sont les délais de réponse? Est-il gratuit? En ligne? Par téléphone? En français?

Assurez-vous que les options de support couvrent vos préférences, mais aussi celles de vos équipes. Certains préféreront par exemple du support en ligne; d’autres, par téléphone.

L’éditeur garantit-il une conservation sécuritaire et la confidentialité de vos données?

Vérifiez que l’éditeur se conforme bien à la loi de votre juridiction. Informez-vous également à quelle fréquence les sauvegardes ont lieu. Sont-elles quotidiennes? Hebdomadaires? En temps réel?

Assurez-vous également de savoir comment les données sont conservées. Qu’arrive-t-il en cas de perte ou de vol de données? Sur qui repose la responsabilité? Est-ce que des dédommagements sont prévus?

Ce genre d’information doit impérativement être validé en amont. N’attendez pas que le pire se produise pour vous informer… N’oubliez pas que dans le cadre du RGPD, vous êtes responsable des informations que vous confiez à vos prestataires. Je vous invite à retrouver notre article complet sur cette réglementation européenne pour faire le point. 

Le RGPD et l’immobilier : tout ce qu’il faut savoir pour mettre votre agence en conformité

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Le logiciel immobilier est-il disponible en démonstration ou en essai gratuit?

Puisqu’il s’agit probablement de l’achat le plus important pour votre activité immobilière quotidienne, vous pourriez vouloir tester votre top 3 et voir lequel est le mieux adapté à vos besoins avant d’arrêter votre choix. Certains éditeurs offrent des périodes d’essai gratuit ou des démonstrations complètes, qui montrent en détail toutes les fonctionnalités du logiciel immobilier et son utilisation.

Netty : Une des premières choses à observer, c’est la possibilité de tester le logiciel, car le discours commercial est toujours beau et il vaut mieux se faire son propre avis.

Nous espérons que ces conseils vous permettront de faire un choix éclairé, et surtout, de trouver le logiciel immobilier qui convient parfaitement à vos besoins et à ceux de votre agence. Pour ceux qui utilisent déjà un logiciel immobilier, vous pouvez faire bénéficier la communauté de vos retours d’expérience en commentaires.

Pour créer cet article, nous nous sommes rapprochés de nos partenaires La Réserve sur la catégorie logiciels de transaction. Nous leur avons soumis une série de questions afin qu’ils nous partagent les informations les plus pertinentes pour améliorer notre article.