Comment un rapport de suivi vendeurs peut-il vous permettre de conclure plus de deals?

Les supports de communication sont un élément essentiel lorsque l’on se trouve en phase de « séduction client ». Ces éléments permettent de laisser une trace chez le client et de se démarquer de la concurrence. Concurrence qui elle aussi cherche à gagner ce mandat. En ça, les supports de communication que vous fournissez aux clients peuvent se transformer en véritables éléments déclencheurs de signature. Et aujourd’hui, on va justement s’intéresser à ce phénomène avec un document en particulier : le rapport de suivi vendeurs. On va voir comment ce support va vous permettre de closer plus de deals et de répondre à l’une des principales critiques faites aux agents : le manque de suivi.

Le rapport de suivi vendeurs pour augmenter votre taux de signature

Le rapport de suivi vendeurs est, comme son nom l’indique, un document qui va permettre à votre client vendeur de suivre l’ensemble des tâches que vous avez effectuées. L’idée n’est pas de permettre au client de « fliquer » le professionnel, mais plutôt de permettre au professionnel d’expliciter toutes les choses qu’il réalise pour son client. Tout en donnant au client de la visibilité sur la direction que prend son projet. C’est un document qui permet de valoriser la prestation d’un professionnel!

Mettre en forme les actions réalisées pour votre client

Un rapport de suivi vendeurs, c’est un document qui liste et met en forme l’ensemble des actions réalisées par le professionnel pour la vente d’une propriété. Ce document va, par exemple, indiquer le nombre de contacts, le nombre de visites, les actions mises en places telles que les reportages photo ou vidéo ou les prestations de home staging… De façon à ce que le client se rappelle régulièrement pourquoi il fait appel à un professionnel et que fait concrètement ce professionnel.

Instaurer des rendez-vous clefs pour le suivi du projet de votre client…

Dans l’exemple que nous vous montrons ici, ce support est pensé pour être remis mensuellement au client. Instaurer ce type de rendez-vous permet de cadrer le suivi client et d’améliorer l’expérience prodiguée par le professionnel. Le client sait qu’à telle date, il aura un rapport complet de la part de l’agence; en attendant, il sait que cette dernière le contactera en cas d’urgence. De votre côté, vous évitez les appels de propriétaires mécontents, car ils n’ont aucune visibilité sur l’avancement de la vente de leur propriété.

Et ce qui va particulièrement nous intéresser, c’est que cette expérience client, vous pouvez la valoriser avant même que votre prospect ait signé. En lui montrant le rapport de suivi d’un précédent client (ou un document exemple) en R1, vous montrez à votre prospect qu’en signant avec vous, il sera réellement accompagné durant tout son projet.

… et répondre à l’une des principales critiques faites aux agents immobiliers : le manque de suivi

Le document de suivi vendeurs vous permet surtout de montrer à votre prospect que vous prenez soin de vos clients. Vous pouvez concrètement dire à votre prospect : « Voici ce que je remets à mes clients tous les mois et qui leur permet de suivre l’avancée de la vente de leur propriété en toute quiétude ».

De cette façon, on répond à une des principales craintes des clients vis-à-vis des professionnels de l’immobilier : le manque de suivi. Et s’il est vrai qu’un agent ne peut pas appeler un propriétaire dès qu’une action est faite sur l’annonce de sa propriété ou après chaque étape, il est important de pouvoir le tenir au courant. Le propriétaire est en train de réaliser l’un des plus gros projets de sa vie, et il a confié tout un pan dudit projet à une personne extérieure : vous. Il est donc normal qu’il soit inquiet et ait besoin d’un maximum d’informations.

Concevoir et utiliser un rapport de suivi vendeurs efficace

Le rapport de suivi vendeurs est donc un document qui permet au professionnel de répondre à de multiples besoins du prospect, en une fois. Le document va : présenter les actions que l’agent va mettre en place, rassurer le prospect quant au suivi dont il fera l’objet et cadrer le déroulement de la relation client. Mais ce n’est pas magique, et un book de suivi vendeurs, cela se constitue précautionneusement et cela s’utilise de la même manière.

Que doit donc contenir votre rapport de suivi vendeurs pour atteindre ses objectifs?

Récapitulons brièvement les éléments que doit contenir votre rapport de suivi vendeurs pour être réellement efficace.

• Les actions de communication que vous avez réalisées ce mois-ci. Le tout présenté de façon à réellement accrocher l’attention et l’esprit du prospect.
• Les différentes statistiques et données sur la vente du bien. Le trafic de l’annonce, le nombre de contacts générés, le nombre de visites, etc. En somme, toutes les informations chiffrées qui vont intéresser le client et vous permettre d’argumenter face à celui-ci. Le tout, correctement mis en forme avec des images et une iconographie travaillées (toujours de façon à accrocher le regard du prospect et à s’installer dans son esprit).
• La perception des acheteurs qui ont visité le bien. L’objectif est de montrer à votre client vendeur les forces et surtout les faiblesses de sa propriété vues par le prisme des potentiels acheteurs.
• Une analyse de tous les points cités précédemment et les recommandations du professionnel. De façon à rappeler votre position d’expert et à donner une touche « conseil » à ce document pour éviter qu’il reste au stade « informatif ».

Emmener votre rapport de suivi vendeurs avec vous dès le R1

Alors, j’ai déjà parlé de l’utilisation du rapport de suivi vendeurs en R1 dans la première partie de cet article. Cependant, je pense qu’il est important de le repréciser dans la partie qui traite de l’utilisation de ce support.

De prime abord, le rapport de suivi vendeurs peut paraître comme un document que l’on utilise lorsque le propriétaire nous a déjà confié le mandat. Néanmoins, ce serait sous-utiliser ce document qui va nous servir pour lever les principales craintes et interrogations qu’ont les vendeurs AVANT de confier leur bien.

En présentant un rapport de suivi vendeurs d’un précédent propriétaire (ou un document type), vous présentez tout ce que vous pouvez mettre en place (reportages photo, nombre de visites que vous allez gérer, nombre de contacts que vous allez traiter, etc.). En un clin d’œil, le client peut tout voir. Ensuite, il est rassuré sur le soutien que vous allez lui apporter pendant son projet. Car dès le R1, vous lui montrez que, de manière régulière, vous allez lui remettre ce type de rapport.

Et tout ceci, vous allez le faire à l’aide d’un seul document. Un seul document qui lève la principale crainte et la principale interrogation qu’ont les propriétaires : que va-t-il concrètement faire pour moi, et aurais-je de la visibilité sur l’un des projets les plus importants de ma vie? Voilà pourquoi ce document doit faire absolument partie de vos indispensables à emmener en R1! N’oubliez pas que l’on a qu’une seule occasion de faire une première bonne impression.

L’utiliser pour argumenter face aux clients pour les rendez-vous de suivi

Tous ces éléments nous permettent de dresser un plan d’action pour la suite de la commercialisation. Il résume ce qui a été fait, les résultats de chaque action et ce qu’il reste à faire. C’est un document de synthèse qui va permettre au professionnel de faire le constat de la situation, de le présenter à son client et de continuer à avancer.

Mais ce document de synthèse va également permettre d’argumenter face au client. Les éléments listés dans votre rapport de suivi vendeurs sont des éléments factuels, auxquels vous allez pouvoir vous accrocher pour prouver au client le bien-fondé de vos conseils. En vous servant, par exemple, de la rubrique qui liste la perception des acheteurs ou encore sur le nombre de contacts générés pour expliquer au propriétaire qu’il faut envisager une baisse de prix.