Immobilier : comment capter et suivre convenablement ses prospects ? Interview Citima

En tant qu’agent immobilier ou administrateur, vous devez forcément accumuler des contacts acheteurs et locataires depuis vos annonces. En soi, c’est une bonne nouvelle. Faut-il encore avoir les bons outils pour identifier tous ces leads, les qualifier et les regrouper au bon endroit pour pouvoir les contacter rapidement. Nous profitons de cet article pour répondre à cette problématique, mais surtout pour y apporter des solutions concrètes et éprouvées. Pour ce faire, rien de mieux que le retour d’un professionnel spécialisé dans le traçage des leads. Il s’agit de Geoffrey Kazmierczak, CEO de Citima : une solution dédiée à la gestion de contacts entrants pour les professionnels de l’immobilier. Les conseils qui vont être donnés s’appuieront sur le traçage de vos contacts acheteurs et locataires… mais aussi de vos vendeurs ! 😉

Identifier ses sources de leads, qualifier et centraliser ses données

La première chose qui vous aidera à capter et à suivre vos leads, c’est d’identifier vos sources de contact avant de processiser l’étape de captation et l’étape de réception dans votre base de données. Voici comment Citima opère cette procédure : 

« Notre solution se connecte à la boîte mail de l’agence, énonce Geoffrey. Nous recevons toutes les demandes des portails de diffusion et nous détectons les données dans via la boîte mail de l’agence.  Nous les redistribuons ensuite dans un tableau de bord. »

Pour que cette donnée soit exploitable, il faut amener le contact à délivrer quelques informations sur son statut et ses besoins. En somme, il faut mettre en place un système de préqualification de leads.

« Dès qu’une personne répond à une annonce immobilière, elle reçoit un email et un SMS de la part de l’agence en l’invitant à répondre à un très court questionnaire. » Pour de l’achat comme pour de la location, les prospects révèlent leurs critères de recherche. Sur la partie location, le questionnaire vise à présélectionner les candidats pour une future location. Ces derniers peuvent partager des renseignements sur leurs situations personnelle et professionnelle, leur salaire…

Un process qui semble avoir fait ses preuves pour les clients de Citima. « 71 % des contacts captés ont répondu au formulaire », appuie le CEO de la startup.  

Les conseils à retenir

• Identifiez vos principales sources de leads acheteurs et locataires (très certainement les annonces immobilières).
• Prévoyez un formulaire à questionnaire pour les internautes qui auront manifesté leur intérêt dans une annonce.
• Tournez-vous vers des solutions comme Citima ou rapprochez-vous des fonctionnalités de votre logiciel de transaction pour rassembler tous vos leads qualifiés.

Mettre à profit les canaux de diffusion qui vous rapportent le plus de leads

C’est un point que nous avons commencé à aborder dans la partie précédente. Avant toute chose, vous devez identifier les canaux qui vous rapportent le plus de leads.

Pour notre intervenant, les sources qui permettent de capter des leads qualifiés sont majoritairement les annonces via les portails de diffusion et le site Internet des agences. 

Il faut néanmoins mesurer la force de vos portails et de votre site Internet pour mettre en place les bonnes actions et les bons process. Pour ceux qui les utilisent, les réseaux sociaux constituent aussi une source de leads intéressante. Misez sur vos forces pour générer un maximum de prospects et testez des sources afin de vous différencier.

En ce qui concerne les portails, pensez à bien segmenter en fonction de votre stock. Il existe des portails dédiés aux biens de luxe, des plateformes touchant des cibles à petit budget, des plateformes dédiées à des biens en bord de mer, etc.

Les conseils à retenir

• Identifiez les sources de leads qui génèrent le plus de leads immobiliers.
• Diversifiez vos sources de contact en utilisant les réseaux sociaux.
• Pensez à segmenter un maximum vos sources de leads en fonction de votre stock pour maximiser votre taux de contact.

Utiliser des outils qui s’interconnectent entre eux pour sécuriser et faciliter la gestion de vos leads : l’avantage des API

Pour optimiser le traitement et le suivi de vos leads, vous devez dématérialiser au maximum toutes les étapes avant la signature d’un compromis de vente ou d’un bail. Ceci pour mettre en place des process qui vont garantir le traçage de vos contacts. Cela implique de disposer d’outils et de fonctionnalités qui vont pouvoir se connecter entre elles pour fluidifier toutes les étapes de gestion du contact.

Pour ce faire, les équipes de Citima ont élaboré plusieurs connecteurs qui vont permettre une intégration avec la plupart des logiciels et des applications. « On a développé une API qui va permettre d’envoyer de la donnée sur les acquéreurs et les locataires ». Parmi ces informations, on peut retrouver les critères de recherche précis des prospects, des informations sur les locataires et leurs garants, des pièces de dossier pour une location, les statistiques par bien, le nombre de demandes en cours et traitées ou encore des précisions sur les acquéreurs qui vont vendre leur bien actuel. 

Exemple d’intégration à mettre en place : lorsqu’un prospect acquéreur est détecté, grâce à une API, un lien peut être envoyé automatiquement vers Calendly pour proposer un rendez-vous. Une notification sur Slack peut signaler qu’un dossier locataire a été complété à 100 %. 

Ce type d’interopérabilité est salvateur à plus d’un titre. Cela simplifie la vie des agences et aide à accroître la réactivité des conseillers immobiliers.

Conseils à retenir

• Utilisez des outils qui peuvent s’interconnecter entre eux.
• Mettez en place un maximum d’automatisation pour gagner en efficacité.
• N’oubliez pas de mettre des traceurs pour suivre l’évolution de vos prospects en fonction des actions que ces derniers ont effectuées.

Avoir une bonne organisation en interne pour suivre convenablement ses prospects

Une fois qu’un contact a été capté et qualifié, il faut entretenir la relation. Un élément essentiel vous aidera à y parvenir : avoir une bonne organisation en interne. Dans votre agence, vous devez savoir qui gère quel contact. 

Geoffrey recommande de qualifier le suivi des contacts par statut : « Nous proposons une série de statuts qui permet de suivre les contacts et qui crée une sorte de pipe de contacts : ceux qui sont en cours, ceux qui sont fermés… »  De fait, créer un historique des échanges permet de gagner du temps et d’apporter la bonne réponse, au bon moment et à la bonne personne.

Enfin, instaurer une bonne organisation dans votre agence implique d’utiliser des outils qui favorisent la collaboration. « Il faut que l’outil soit ergonomique pour que ce soit adopté par les collaborateurs. Il faut aussi que ce soit agréable et miser à fond sur le côté collaboratif des outils. »

Les conseils à retenir

• Pensez à notifier et historiser toutes vos actions lorsque vous gérez une étape avec un prospect acheteur ou locataire. Si un de vos collaborateurs prend la main sur ce dossier, il pourra donc plus facilement faire avancer le projet.
• Tournez-vous vers des outils que vous trouvez intuitifs et qui favorisent la collaboration dans votre agence.
• Demandez des retours à vos collaborateurs pour le choix des outils et pour valider l’adhésion en interne.

S’orienter vers des outils collaboratifs pour gérer la captation et le suivi des leads vendeurs

Jusqu’ici, nous avons surtout focalisé sur la captation et la gestion de vos leads acheteurs et locataires. Quid du carburant de votre activité : les leads vendeurs ? 

Dans le même esprit que pour les acheteurs et les locataires, on peut détecter des vendeurs/acheteurs grâce aux annonces immobilières et à un formulaire dédié. Cette fonctionnalité a notamment été développée par Citima. « La plateforme permet de spécifier quand un acheteur est aussi un vendeur. Via les connecteurs dont nous avons parlé précédemment, l’information va ensuite être remontée sur Slack pour pouvoir relancer rapidement le prospect ». 

Pour ce qui est de la traçabilité de vos contacts : « Pas mal d’outils donnent la possibilité de renseigner des coordonnées, de les tracer et de les suivre. Je pense à Trello ou à Notion ».  Ces outils permettent en effet de mettre en place un suivi optimisé des vendeurs en fonction de critères que vous avez définis : nouveau, chaud, à rappeler, etc. Quand vous aurez trop de leads à traiter (problème de riche), vous pourrez vous tourner vers des CRM ou des logiciels dédiés.

À vous de mettre en place les outils et les process pour optimiser votre travail de prospection et de suivi vendeurs.

Les conseils à retenir

• Mettez en place un système pour identifier les acheteurs qui sont aussi vendeurs, notamment grâce à des formulaires automatisés.
• Définissez un process complet pour traiter vos vendeurs et assurer un suivi optimal.
• Privilégiez des outils de travail collaboratif comme Trello, Notion pour faire votre suivi et automatiser vos actions.

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Le traçage et la qualification de leads pour ne perdre aucun contact

Cela ne vous aura pas échappé : c’est tout l’objet de cet article. Cependant, si vous ne prévoyez pas de mettre en place des process automatisés comme ceux que nous avons détaillés tout au long de cet échange, vous risquez de passer à côté de prospects très intéressants pour votre activité… « Il y a une vraie transformation numérique à apporter dans les process de travail. Aujourd’hui, quand le contact arrive : soit il est rappelé, soit il est oublié. » Le traçage et la qualification des leads vous assurent ainsi une réserve de mandats non négligeable, qui risque de partir chez vos concurrents qui ont mis en place ces outils et ces process.

La prise de rendez-vous en ligne pour simplifier et stimuler les projets de vente immobilière

C’est le deuxième bouleversement technologique à considérer : la prise de rendez-vous. Néanmoins, cet outil doit vous permettre une chose : stimuler les demandes d’estimation. 

« L’objectif de l’agent immobilier, ce n’est pas de remplir son agenda, surtout pour des prospects qui veulent visiter des biens. C’est plutôt de remplir son agenda auprès de prospects qui veulent faire estimer leur bien et/ou vendre. » 

Selon Geoffrey, la prise de rendez-vous en ligne pour les visites n’est pas un choix judicieux. Il vaut mieux vaut améliorer la gestion des visites pour faciliter le travail des agences :

• permettre aux invités de recevoir des rappels,
• insérer des notifications sur le lieu et l’horaire du rendez-vous,
• permettre à la personne d’annuler son rendez-vous en ligne.

En simplifiant ces quelques éléments pour le client, on évitera les lapins et les visites inutiles. Bref, automatiser un maximum de choses pour simplifier votre vie et celles de vos clients. Sans jamais oublier que votre objectif reste de faire plus de business !

Si nous devions résumer notre article, nous dirions que le bon suivi de vos leads dépend des paramètres suivants : identifier vos sources de leads, regrouper vos contacts dans un espace unique, les préqualifier et les exploiter avec des outils interconnectables et collaboratifs. Merci à Geoffrey Kazmierczak pour tous ses conseils et encore félicitations à Citima pour sa toute dernière levée de fonds d’un million d’euros !