Retour d’expérience sur l’automatisation marketing dans une agence immobilière

Je suis Jean-Sébastien, cogérant et webmarketer de l’agence Click Immo basée en Guadeloupe. Depuis le début de l’année, nous avons essayé plusieurs outils web permettant de se faciliter la vie au quotidien en déléguant nos tâches récurrentes à des bots. L’objectif : automatiser certaines tâches chronophages de l’agence. Voici mon retour d’expérience sur la mise en place de l’automatisation. Pas de panique, ce n’est pas très compliqué à mettre en place et le gain de temps est énorme.

 

Pourquoi avons-nous décidé d’automatiser certaines tâches récurrentes?

Tout est parti d’un constat simple : nous sommes débordés de travail et n’avons plus assez de temps pour tout faire et prendre soin de la relation client.

Avant de commencer, une petite présentation s’impose. Ma mère (Dominique) et moi avons créé l’agence Click Immo il y a 3 ans en Guadeloupe. Notre but est de réinventer à notre niveau le métier d’agent immobilier en alliant son expérience d’agent immobilier avec mon savoir-faire en marketing web. Notre équipe actuelle est composée de 5 agents indépendants et d’une super secrétaire. Nous avons en moyenne 120 biens actifs dans notre portefeuille et recevons environ 300 à 400 leads par mois, dont 2 contacts propriétaires par jour grâce aux publicités à formulaire Facebook.

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Notre objectif est de déployer notre savoir-faire sous la forme d’un réseau de mandataires indépendants. La mise en place de ce projet demande beaucoup de temps, et nous étions trop souvent occupés à traiter des tâches chronophages. Par exemple, Dominique, la gérante de l’agence, passait en moyenne 1 h 30 par jour à retransférer des leads provenant des portails d’annonces vers la boîte mail des agents concernés. Nous avons maintenant délégué cette tâche à un « robot » composé de deux sites : Mailparser et Zapier (grâce aux conseils de Florian d’Immo 2.0).

Depuis, Dominique utilise ce temps épargné pour gérer l’équipe et leur apporter un accompagnement plus régulier, surtout pour les agents débutants. Ce système a en plus amélioré la relation client en permettant l’envoi automatique d’un mail de remerciement à chaque lead. L’idée n’est pas de remplacer l’homme par un robot, mais, au contraire, d’utiliser le robot pour aider l’homme à se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée.

Pour la petite histoire, une des premières choses que nous avons automatisées est la collecte et le transfert de leads provenant de publicités à formulaire Facebook. Ces publicités sont très efficaces et nous permettent de générer quotidiennement des leads propriétaires. Le seul hic, c’est que la gestion de ces publicités est gourmande en temps. En effet, une fois le contact reçu, il faut se connecter au gestionnaire de publicités de Facebook, puis télécharger les leads du jour au format Excel. Une fois le fichier Excel ouvert, il me fallait encore transférer les leads par mail au commercial concerné. Tout le processus me demandait environ 20 à 30 minutes par jour, tous les jours.

Maintenant, tout se fait de manière automatique par un « robot », qui se charge de collecter et de transférer les contacts aux commerciaux. Il envoie même un mail automatique aux leads pour les remercier de nous avoir contactés et leur faire savoir que leur demande a bien été transmise. Je peux maintenant me concentrer sur d’autres tâches plus importantes pour l’agence.

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Solutions existantes repérées et solutions choisies 

J’ai tout d’abord utilisé le site MailChimp pour envoyer automatiquement un mail de remerciement aux leads nous ayant contacté via notre landing page « Demande de visite ». C’est très efficace pour améliorer la relation client et créer des newsletters, mais pas assez à mon goût pour des automatisations efficaces et faciles à mettre en place.

J’ai vite remplacé MailChimp par ActiveCampaign, qui est beaucoup plus complet et intuitif pour créer des scénarios d’automatisation et gérer des listes d’emails.

Voici l’aperçu écran d’un automatisme ActiveCampaign :

Pour résoudre le 1er problème de Dominique, c’est-à-dire rediriger automatiquement les leads SeLoger, Leboncoin et autres portails directement sur la boîte mail des commerciaux concernés, j’utilise deux sites : Mailparser et Zapier. Mailparser est une solution permettant d’analyser des mails et de détecter automatiquement les informations souhaitées. Dans mon cas, j’ai demandé à Mailparser de trouver dans chaque email la référence de l’annonce, le nom, l’email, le message et le numéro de téléphone du leads.

Voici un aperçu écran de mon interface Mailparser, avec les différents éléments détectés automatiquement dans les mails : 

Une fois collectées, ces datas sont envoyées à Zapier. Ce site permet de créer des automatisations appelées « Zaps ». Il est possible de créer des Zaps avec à peu près toutes les applications. En ce qui me concerne, je crée principalement des Zaps entre Facebook Ads, Mailparser, Gmail, Google Sheets et ActiveCampaign.

Voici l’aperçu écran d’un Zap sur mon compte Zapier :

Une fois les datas reçues, je demande à Zapier d’envoyer un mail sur ma boîte mail Gmail contenant les infos de leads et d’indiquer en objet du mail la référence de l’annonce. Je crée ensuite un Zap par commercial en indiquant à Zapier les références de chacun. Les mails sont ensuite transférés automatiquement. Ce système a le mérite d’être très rapide et permet de gérer chaque lead tant qu’il est chaud.

Nos conseils pour la mise en place et le budget à prévoir

L’important est d’identifier les tâches gourmandes en temps et pouvant être déléguées. Bien sûr, tout n’est pas automatisable, mais vous serez surpris du temps que vous pouvez gagner en utilisant des sites comme Zapier, ActiveCampaign et Mailparser.

Côté budget, l’automatisation marketing est très abordable. Il faut compter 18 €/mois pour Zapier, 25 €/mois pour Mailparser et 16 €/mois pour ActiveCampaign. Bien sûr, tout dépend du volume de mails et de leads à traiter. Pour 60 €/mois, nous avons économisé 30 à 40 heures de temps de travail mensuel et nous en sommes très satisfaits.

Si vous utilisez les publicités à formulaire Facebook, je conseille de commencer simplement avec Zapier, qui vous permet par exemple de recevoir un mail chaque fois qu’un formulaire est rempli sur Facebook.

Un autre petit conseil est de lire le livre de Timothy Ferriss : La semaine de 4 heures. L’auteur y aborde les notions essentielles de l’automatisation des tâches. Je recommande vivement cette lecture, qui est d’ailleurs un best-seller du New York Times. Si vous êtes comme moi et que vous n’avez pas beaucoup de temps, téléchargez-le en version audio pour l’écouter dans la voiture ou pendant votre footing, par exemple.

Exemple d’actions quotidiennes pouvant être automatisées

En analysant le fonctionnement d’une agence immobilière, j’ai constaté que beaucoup de tâches peuvent être automatisées. Voici une liste d’idées d’automatisation pour le marketing d’une agence immobilière :

• Transfert des leads depuis les portails web vers la boîte mail des agents;
• Réponse immédiate à tout lead entrant;
• Récupération des leads provenant des publicités à formulaire Facebook;
• Transfert des leads propriétaires aux commerciaux;
• Envoi d’un mail de présentation de votre agence et de vos services;
• Ajout des leads à votre CRM;
• Publication du contenu sur votre page Facebook (avec le site Meet Edgar, par exemple);
• Envoi d’une newsletter hebdomadaire ou mensuelle;
• Envoi des rappels de RDV aux clients.

Déléguer des actions gourmandes en temps à un « robot » nous a finalement permis de nous recentrer sur le côté humain du métier et d’optimiser notre temps de travail. Pour ma part, le temps gagné en gestion de mails est maintenant dédié au développement du réseau Click Immo. Nous venons d’ailleurs de recruter Romain, notre premier super agent en France métropolitaine.