La dématérialisation d’une agence passe forcément par une réflexion sur les principaux outils que les collaborateurs utilisent au jour le jour. En tête de ligne, les logiciels de transaction et de gestion locative. Dans cet article, on va s’intéresser notamment aux différents aspects à prendre en compte lorsque l’on audite ses logiciels dans le cadre du passage d’une agence à l’ère du dématérialisé. Une étape primordiale pour l’ensemble de notre stratégie, car elle va articuler l’ensemble de nos actions par la suite.

Votre logiciel de transaction : votre partenaire de dématérialisation

Le logiciel est l’outil principal d’une agence immobilière : gestion de la relation clientèle, prospection, diffusion des annonces… Le logiciel de transaction est au centre de quasiment toutes les activités de l’agence. C’est donc normal que si l’on cherche à dématérialiser les fonctionnements au sein de l’agence, il nous faille nous attarder sur le logiciel utilisé et son intégration dans un écosystème dématérialisé. 

L’idée ici n’est pas de vous expliquer comment choisir votre logiciel de transaction; nous avons un article qui liste l’ensemble des fonctionnalités importantes pour cela. Non, ici, on va plutôt s’intéresser à la façon dont on doit intégrer le logiciel dans son organisation pour optimiser le passage de l’agence à l’ère du tout numérique.  

Mon logiciel de transaction s’intègre-t-il dans ma stratégie de digitalisation de mon agence immobilière?

1. Votre logiciel est-il compatible avec les solutions tierces que vous allez mettre en place? En effet, la dématérialisation, et on va le voir tout au long de ce dossier, passe par l’intégration de multiples outils. Votre logiciel peut vous servir de solution générale, englobant un ensemble de fonctionnalités. Certains logiciels vont de base proposer des modules de signature électronique, des outils pour réaliser des visites vidéo, etc. 

2. Votre logiciel est-il propice à une organisation dématérialisée? Facilite-t-il le travail à distance et en nomadisme? Les collaborateurs de l’agence peuvent-ils y accéder facilement à distance? Le logiciel propose-t-il une application mobile? 

3. Établissez des process pour optimiser l’utilisation collaborative de votre logiciel de transaction. Tous les collaborateurs de l’agence doivent avoir les mêmes directives concernant la saisie d’informations dans le logiciel. De façon à ce que tout le monde ait de quoi travailler efficacement sur chaque dossier client lorsqu’il en a besoin. 

4. Quelles sont les garanties que vous avez en cas de panne de votre logiciel? La sauvegarde des données est-elle facilitée? Se fait-elle automatiquement? Le service après-vente du logiciel est-il réactif? Questions primordiales, car cet outil va être central dans le travail à distance.

Dématérialiser ma gestion locative : logiciels, applications et process…

Ne nous mentons pas, la gestion locative est une activité qui génère de la paperasse. Beaucoup. Si vous souhaitez faire la transition vers un écosystème numérique, vous allez donc devoir vous attaquer à cette partie de votre activité. 

Fort heureusement, de nombreuses solutions sont conçues afin de permettre aux professionnels de dématérialiser les tâches liées à la gestion locative. Les premiers outils qui nous viennent en tête, ce sont bien entendu les logiciels de gestion locative. On va retrouver dans ces derniers des fonctionnalités liées à la gestion administrative (relance automatique, envoi des quittances de loyer, rédaction des baux…) ainsi que des fonctionnalités un peu plus métier (réception et classification des candidatures, estimation automatisée des meilleurs profils, modules de gestion des incidents…). 

Outre les logiciels de gestion locative, plusieurs services vont permettre à l’agence immobilière de dématérialiser son activité de gestion locative. Certains vont se concentrer par exemple sur les documents administratifs, d’autres, sur la gestion des dossiers des candidats et d’autres encore, sur la réalisation d’états des lieux. 

Des parcours de mise en location totalement dématérialisés, c’est possible

En combinant différents outils, on peut obtenir un parcours de mise en location totalement dématérialisé. Voici un exemple de ce qu’il est possible de faire :

  1. Réalisation de l’état des lieux de sortie et signature de ce dernier via une application dédiée. Cet état des lieux de sortie pourra automatiquement être transformé en état des lieux d’entrée pour le prochain locataire.
  2. Réalisation d’une visite virtuelle et de photographies, contenus que l’on pourra réutiliser lors de la sortie du locataire pour la nouvelle annonce.
  3. Diffusion de l’annonce et récolte des candidatures via les canaux de diffusion habituels (portails, réseaux sociaux…).
  4. Récolte et analyse des dossiers de candidature via un outil spécifique de scoring des profils locataires.
  5. Sur certains marchés, la demande est tellement forte qu’une visite à distance peut suffire pour convaincre des candidats à la location.
  6. Rédaction et signature des documents administratifs via une solution dématérialisée.
  7. Les opérations de gestion (quittances, incidents…) se font ensuite via un logiciel dédié.

Dans cette liste, tout peut être fait de façon totalement dématérialisée et à distance. Même la visite virtuelle et le reportage photo peuvent être délégués auprès d’un prestataire spécialisé. L’idée de cette démonstration est de vous montrer que tous vos process de gestion locative peuvent d’ores et déjà se faire à distance.

Voici deux articles complets qui reviennent sur la digitalisation du processus de location et sur les outils à disposition des gestionnaires. 

Intégrer les outils de gestion locative dans ma stratégie de digitalisation de mon agence

Tout comme pour les logiciels de transaction, voici quelques observations à mener lorsqu’il s’agit de mettre en place une telle solution au sein de votre agence.

1. Votre logiciel de transaction vous propose-t-il un module pour la gestion locative? Si c’est le cas, à quel prix et quelles sont les fonctionnalités comprises dedans? Y a-t-il des synergies à créer entre les deux facettes du logiciel (vos locataires d’aujourd’hui sont vos acheteurs de demain)?

2. Votre activité de gestion locative nécessite-t-elle un outil complet dédié à cela? Faites la liste précise de vos besoins et attentes pour déterminer si vous allez vous tourner vers des logiciels complets ou plutôt des solutions portant sur un point précis.

3. La solution que vous allez sélectionner est-elle compatible avec l’ensemble des outils que vous utilisez à l’agence? S’intègre-t-elle correctement dans votre stratégie globale de digitalisation?

4. Vos outils de gestion locative sont-ils adaptés pour une utilisation nomade? En somme, les éditeurs de ces solutions vous proposent-ils des solutions pour travailler sur mobile ou tablette?

Vous avez désormais toutes les clefs en main pour auditer vos solutions au sein de votre agence et, si besoin, faire appel à de nouveaux prestataires. Dans les prochains articles, on va s’intéresser désormais à la mise en application de la dématérialisation au sein de l’agence, comment dématérialiser votre prospection, intégrer la visite à distance dans vos process, etc.

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Arnaud Hamzaoui

Article rédigé par Arnaud Hamzaoui

L'un des anciens chez Immobilier 2.0, on l'a formé sur les bancs de l'école! Arnaud est responsable de la section Actualités et veille sectorielle. C'est lui qui déniche les dernières news de l'industrie immobilière et qui les compile. Il s'occupe aussi de la rédaction d'a ... Lire la suite