On ne cesse de le répéter, les professionnels doivent être correctement outillés. Et si le choix d’un logiciel de transaction apparaît comme une évidence sans même qu’on ait à y réfléchir, le choix d’un outil d’état des lieux dématérialisé, lui, ne revient que dans un second temps. Néanmoins, ces outils ont beaucoup d’arguments à faire valoir : écoresponsabilité, gain de temps, image valorisée… Vous l’aurez compris, la liste est longue. Et justement, c’est ce qui va nous intéresser aujourd’hui. Pourquoi devez-vous passer à l’état des lieux dématérialisé et quels sont les critères que vous devez prendre en compte lors de votre choix?

L’état des lieux dématérialisé : pour quoi faire?

Pour valoriser l’image du professionnel

Le premier point en faveur de l’état des lieux sur tablette, c’est l’image qu’il donne du professionnel. Cela paraît simpliste dit comme cela, mais c’est la réalité. Il y a plus que simplement l’aspect « moderne » de la tablette ou de la smartphone. C’est une question de positionnement face au client. Avec une tablette pour réaliser l’état des lieux, vous montrez à ce dernier que vous êtes outillé; cela renforce votre place de professionnel.

L’habit ne fait peut-être pas le moine, néanmoins, l’apparence est très importante en milieu professionnel, notamment dans l’immobilier.

De surcroît, cela peut vous permettre de jouer sur le côté écoresponsable. En effet, la numérisation permet d’éviter le gaspillage du papier. Un argument qui fait de plus en plus mouche auprès des clients.

Pour les gains de temps que cela apporte

Les états des lieux sur tablette permettent de gagner du temps, c’est un fait. Qu’il s’agisse de gain de temps dans la réalisation en elle-même de l’état des lieux ou bien dans l’utilisation de ce dernier. En effet, la plupart des outils d’états des lieux dématérialisés proposent des fonctionnalités permettant de réutiliser automatiquement un état des lieux d’entrée comme état des lieux de sortie, ou bien se servir du dernier EDL de sortie pour en créer un nouveau.

On peut aussi parler de la signature électronique des états des lieux dématérialisés, élément qui permet de communiquer le document à toutes les parties prenantes sans avoir même à rentrer à l’agence. Dès que l’état des lieux est réalisé, il est transmis au propriétaire et au locataire sur leur boîte mail, et ils peuvent ainsi signer électroniquement le document et le renvoyer aussitôt. Tout le monde y gagne du temps et l’on n’a pas besoin de se déplacer ou d’envoyer l’état des lieux.

Pour éviter les erreurs d’archivage et les problèmes de stockage

Dans le quotidien de l’agence, les états des lieux sur tablette et autres devices mobiles permettent de fluidifier les tâches administratives liées à ces documents. Grâce à l’informatique, on évite de se retrouver avec d’énormes classeurs à stocker dans la réserve, classeurs dans lesquels retrouver l’état des lieux relève des travaux d’Hercules.

L’archivage et le stockage sont facilités tandis que les documents peuvent être « gérés » plus facilement. On peut positionner les EDL sur des systèmes de stockage en ligne pour les rendre accessibles à tous les collaborateurs où qu’ils se trouvent.

Pour la possibilité d’enrichir l’EDL avec des éléments multimédias

Nous avons vu que la dématérialisation des états des lieux nous permet de gagner du temps dans la réalisation de l’EDL et dans la gestion de ces derniers. Notamment pour ce qui est de l’archivage et de la collaboration sur ces documents, mais ce ne sont pas les seuls arguments qui viennent en faveur de la version numérique de ces documents.

En effet, les états des lieux dématérialisés peuvent être enrichis avec de nombreux éléments multimédias. Des éléments tels que des photographies ou des vidéos qui permettent d’apporter plus de précision dans les descriptions qui sont faites sur le document. Parfois, les catégorisations « neuf » / « usé » / « endommagé » et consorts ne permettent pas de décrire précisément l’état de l’équipement en question. Et dans ces moments-là, des photographies ou des vidéos sont bien plus parlantes. Bien entendu, il n’a pas fallu attendre l’état des lieux dématérialisé pour prendre des photographies. Néanmoins, cette version facilite les choses.

Comment choisir un état des lieux dématérialisé pour mon agence ?

Maintenant que nous avons passé en revue les arguments en faveur de l’état des lieux dématérialisé, intéressons-nous aux critères qui vous permettent de sélectionner l’outil qui correspond aux besoins de votre agence.

Les questions de base à se poser pour choisir un outil d’état des lieux

• Avez-vous déjà des tablettes? Si oui, lesquelles et sous quel système d’exploitation tournent-elles?
• Combien de personnes vont utiliser ces outils concrètement?
• Combien d’EDL je réalise chaque année?
• Quel est le facteur cité ci-dessus qui importe le plus pour moi?

Maintenant que l’on a les réponses à toutes ces questions, on va s’intéresser de plus près aux spécificités des outils et des offres.

En fonction des propositions « commerciales »

En fonction de la proposition tarifaire

Les prestataires d’états des lieux proposent diverses options de tarification. Certains vont proposer des forfaits tandis que d’autre vont facturer à la réalisation.

Pour choisir, regardez simplement combien d’états des lieux en moyenne vous réalisez (si vous considérez la gestion locative comme un levier de croissance de votre agence dans les prochains mois, intéressez-vous à l’objectif que vous vous êtes fixé) et regardez quelle est l’offre tarifaire la plus adaptée.

La notion d’engagement ou de sans engagement

Toujours dans cette approche commerciale, regardez si le prestataire propose une période d’engagement. Cela peut être l’explication d’une différence de prix entre deux prestataires. Ensuite, évaluez si cette différence de prix vaut « le coût », c’est-à-dire si vous êtes prêt à vous lancer dans l’aventure avec une solution pendant une période donnée. L’avantage, c’est souvent une réduction sur le prix, ainsi que de l’équipement, mais en contrepartie, si la solution ne convient pas exactement, on est bloqué pendant une période fixe.

C’est une notion assez subjective et il appartient à chacun de faire son choix en fonction de son affect ou non pour les offres avec engagement.

Les propositions commerciales concernant l’équipement

Un autre élément à analyser, c’est ce que vous propose la société en termes d’équipement. Certains prestataires vont simplement mettre à disposition leur application tandis que d’autres proposent des packs complets avec livraison et maintenance des devices. Chaque solution a ses avantages et ses inconvénients. Dans le cas où on nous fournit les tablettes, le problème, c’est que l’on perd la main sur les outils que vont utiliser nos collaborateurs. Néanmoins, on évite l’investissement matériel nécessaire.

En fonction des fonctionnalités proposées

L’outil possède-t-il les fonctionnalités de base que j’attends d’un outil d’état des lieux?

Le tout premier élément qui va nous intéresser, c’est de voir si l’outil comporte les fonctionnalités de base que l’on est en droit d’attendre d’un outil d’état des lieux. Voici la liste des fonctionnalités que l’on peut qualifier « de base ». Cette liste n’est pas exhaustive, elle dépend également de vos attentes propres. Néanmoins, elle vous permet de dresser une première liste des outils à analyser plus en détail.

• Création de l’état des lieux
• Sauvegarde et export du document
• Réutilisation de l’état des lieux d’entrée en état des lieux de sortie
• Possibilité d’enrichir le document avec des éléments multimédias
• La possibilité de faire signer électroniquement l’état des lieux
• La possibilité d’éditer le document après sa rédaction
• La possibilité d’ajouter des informations concernant d’éventuels travaux à réaliser

L’outil a-t-il besoin d’une installation en dur?

La question qu’il va falloir se poser, c’est celle de l’installation de l’outil. Si certains sont accessibles directement depuis le magasin d’application de vos appareils mobiles, d’autres outils vont nécessiter une installation en « dur », c’est-à-dire un exécutable à installer sur vos machines.

Alors, cela peut paraître anodin comme caractéristique, mais au final, cela va avoir un effet sur de nombreux éléments et vous amener à vous poser diverses questions. Dans le cadre de l’installation en dur : comment les mises à jour sont-elles gérées? Comment l’intégration d’un nouveau collaborateur doit-elle se passer? Les réparations et services de SAV en cas de problème doivent-ils nécessiter un déplacement? Dans ce cas-là, sous combien de temps la société s’engage-t-elle à venir?

Pareillement, si vous avez simplement à télécharger une application, des questions comme la sécurité des données vont se poser. Également la question de la connexion avec vos outils en place : est-ce à vous de le faire? Comment va-t-on vous assister dans cette tâche? Cela engendre également des questionnements sur le stockage de vos états de lieux, une question qu’il convient de se poser, quoi qu’il arrive d’ailleurs.

Le stockage des états des lieux

Comment les états des lieux sont-ils stockés? Est-ce qu’ils sont enregistrés dans le disque dur de ma machine, ou bien dans un système de stockage en ligne? Et dans ce cas, quel est ce système de stockage? Est-il possible de le connecter avec mes propres solutions? Qu’en est-il de sa position face au RGPD (hé oui, désormais, il faut prendre en compte ce critère)? Si l’état des lieux est stocké sur ma machine, comment puis-je le transférer sur un ordinateur? Uniquement par mail ou bien y a-t-il d’autres solutions?

C’est un léger détail, mais qui va, au final, avoir plein d’impacts diffus sur votre façon de travailler au jour le jour avec ces documents.

Que se passe-t-il si je change de solution dans un an?

Toujours dans la même veine, que se passe-t-il si je change de solution dans un an? Pour revenir à la question précédente, combien de temps les documents sont-ils sauvegardés après résiliation? Est-ce que mes états des lieux vont être exportables vers une solution concurrente? Et est-ce que cette transition se fait facilement?

Pour avoir des réponses à ces questions, regardez si les états des lieux peuvent être téléchargés et les formats utilisés pour l’export. Par exemple, si c’est un format Excel ou CSV, on peut tendre à penser que la réutilisation sera plus simple.

En fonction des critères primordiaux pour votre agence

La cohérence avec la stratégie d’entreprise de l’agence

Le choix de n’importe quel outil doit être en cohérence avec la stratégie de votre agence. Si vous prenez le parti de miser sur la mobilité de vos collaborateurs, vous allez vous orienter vers une solution qui permet de retrouver vos états des lieux grâce à une simple connexion Internet. Si votre stratégie porte sur la réactivité, vous allez vous intéresser au module de signature électronique…

L’accompagnement et les modules de formation proposés

Le prestataire vous propose-t-il des formations à son outil? Et si oui, quelles formes prennent-elles? Est-ce que l’on est sur de la formation présentielle, lors de l’installation de la solution en agence? Via une plateforme de e-learning? Comment cela se passe-t-il si j’intègre un nouveau collaborateur au sein de l’agence? Est-ce que c’est payant? Toutes ces questions sont à mettre en perspective avec l’appétence pour les nouvelles technologies des collaborateurs au sein de l’agence. Certaines applications semblent « simples » à prendre en main, mais encore faut-il avoir intégré les codes liés à ce type d’interface.

La même interrogation doit être portée sur l’assistance clientèle. Est-ce qu’elle peut assurer l’export de vos données en cas de changement de solution? Est-ce qu’elle est en mesure de retrouver des états des lieux qui auraient été effacés par erreur?

L’interopérabilité avec les outils que j’ai actuellement en agence

Bien entendu, un des éléments qui va déterminer votre choix, c’est l’équipement que vous avez actuellement au sein de l’agence. Vous devez choisir un outil d’état des lieux qui soit compatible avec vos autres outils. Je vous invite à aller voir du côté de votre logiciel de gestion locative si ce dernier n’a pas un partenariat ou des recommandations à vous donner. En choisissant un outil compatible, vous allez gagner du temps dans la réalisation et la gestion des états des lieux, mais aussi dans l’appropriation de ce nouvel outil par vos collègues au sein de l’agence. Avec un outil compatible, vous allez pouvoir facilement créer des automatismes et des règles de collaboration entre les deux outils.

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L’ergonomie de l’outil

Ce critère de sélection est totalement subjectif. Il peut être important, ou non, pour vous d’avoir un outil avec une ergonomie soignée. Généralement, une bonne ergonomie sous-entend un gain de temps à la réalisation de l’état des lieux et au moment de l’appropriation de l’outil par les collaborateurs. En effet, un outil avec une interface utilisateur très travaillée va, normalement, être plus simple à prendre en main. Mais comme je le mentionnais plus tôt, cela va dépendre des personnes qui doivent utiliser l’outil.

C’est ici que se conclut notre tour d’horizon des critères qu’une agence doit prendre en compte pour le choix d’un outil d’état des lieux. Si vous souhaitez sauter le pas, n’hésitez pas à aller benchmarker les prestataires que nous avons référencés sur La Réserve, ainsi que d’aller consulter un de nos anciens articles sur les solutions qui existent. En attendant, dites-nous en commentaires ce que vous pensez de cet article et quels sont pour vous les critères de sélection d’un outil d’état des lieux sur tablette.