WhatsApp dans mon agence immobilière : messagerie, outils de management et réseau social !

WhatsApp est une des applications appartenant à Facebook et comptant plus d’un milliard d’utilisateurs sur sa plateforme. Il faut dire que cette solution de messagerie mobile a pour elle de nombreux arguments qui ont facilité son succès. Partage de documents simplifié, échanges de messages et appels gratuits via Internet, possibilité de créer des groupes… et tout un panel de fonctionnalités qui rappellent celles des réseaux sociaux. Et si je vous disais, qu’en plus de tout ça, WhatsApp s’avère être un outil du quotidien pour les professionnels? Que celui-ci vous permet de gagner en efficacité, d’utiliser de nouveaux leviers de communication… et même d’automatiser certaines actions?

Comment et pourquoi choisir WhatsApp?

Créée en 2009 par deux ex-salariés de Yahoo afin de suppléer les SMS (les forfaits illimités n’existaient pas aux États-Unis), la messagerie WhatsApp revendique aujourd’hui plus de deux milliards d’utilisateurs. Une explosion facilitée avec le rachat par Facebook, à hauteur de 18 milliards de dollars en 2014. Un rachat qui a profondément transformé la plateforme, Facebook y intégrant de plus en plus de fonctionnalités similaires à celles des réseaux sociaux. Une évolution qui va nous intéresser dans le cadre de cet article.

En 2018, WhatsApp a lancé une application complémentaire à destination des PME. WhatsApp Business propose des fonctionnalités nouvelles pour que les entrepreneurs se connectent facilement à leurs clients. Le tout, disponible gratuitement.

Quelle est la différence avec une application de messagerie traditionnelle?

• Le transfert de fichiers est facilité par rapport aux autres applications de messagerie présentes sur smartphone. Que cela soit au niveau de l’accessibilité ou du traitement technique (la compression des photographies, par exemple). Et l’application permet, bien entendu, de partager tous types de document.
  
• La fonctionnalité de création de groupes est une des raisons du succès de WhatsApp. Elle permet de gérer des éléments à plusieurs, et pas forcément en interne. Dans un groupe spécifique, il est par exemple recommandé d’intégrer un notaire dans la boucle.
• La disponibilité de l’application sur smartphone et ordinateur de bureau est également un avantage non négligeable par rapport aux applications de messagerie traditionnelles.
• WhatsApp adopte de nombreux codes similaires à ceux des réseaux sociaux. La notion de statut, par exemple, mais également les stories. En effet, il est possible sur WhatsApp de mettre en avant certains contenus (photographies, vidéos, textes) tout comme on le ferait sur Instagram ou Snapchat. C’est une approche intéressante qui va nous permettre de diversifier notre approche de l’outil et notre façon de communiquer dessus.

Quelques fonctionnalités supplémentaires de WhatsApp Business

Dans cet article, nous allons vous parler de certaines fonctionnalités accessibles uniquement via WhatsApp Business, la version professionnelle du service de messagerie. Précision importante : WhatsApp Business est totalement gratuit. Il vous suffit simplement de télécharger cette version de l’application.

• WhatsApp Business comprend un widget de réponse intelligente nommé Quick Replies. Cet outil envoie des réponses prédéfinies aux questions récurrentes des clients.
• WhatsApp Business vous permet de vous créer un profil professionnel qui rassemble toutes les informations principales de votre entreprise (mail de contact, photographie de présentation, horaires…).
• La possibilité de trier et d’associer des étiquettes à des contacts ou des groupes de contacts (prospects, partenaires, collègues, clients, etc.), de sorte que l’application devient un véritable outil de management des contacts.
• WhatsApp Business propose gratuitement un outil d’analyse statistique à propos des données de vos conversations. Si la plupart des agents immobiliers utilisant l’appli n’ont pas besoin d’un contrôle aussi fort, il est toujours bon de savoir que cette option existe.

WhatsApp dans mon business immobilier

WhatsApp appliqué au management de votre agence

Communiquer avec vos équipes

L’idée novatrice des cofondateurs de WhatsApp a été que les utilisateurs soient en mesure de voir si la personne est connectée (grâce au statut « en ligne » ou « occupé ») et la confirmation de la lecture lorsque les deux virgules deviennent bleues. Avouez que c’est pratique en tant que responsable d’agence de pouvoir vérifier la bonne réception de votre message. Plus d’excuse possible du style « J’ai pas entendu ton message sur mon répondeur ».

Organiser des espaces de discussion et échanger

Nous allons détailler dans la partie suivante divers groupes utiles pour le suivi de vos dossiers respectifs, depuis votre position de dirigeant d’une agence. L’avantage de WhatsApp réside dans la pluralité des canaux de diffusion (image, son, vidéo…). Un vrai atout pour une agence immobilière si vous organisez bien les communications. Moins de dispersion = plus de productivité!

Utiliser un outil commun pour normer les manières de discuter

En passant par WhatsApp Business, vous imposez, sans que cela se remarque, une manière d’écrire courte. Les messages doivent être plus courts qu’un mail et l’utilisation du @ pour signifier une mission à un salarié permet de ne pas se disperser.

Faciliter la collaboration

Pensez WhatsApp Business comme un passe-plat. Les chefs d’entreprise ont souvent du mal à déléguer. Dites-vous que cet outil est utile pour gérer un client avide de contacts directs, mais qu’il est également utile pour préciser lorsque vous vous absentez (le temps d’une visite ou pendant vos vacances). Par ailleurs, ce média social est pratique pour inviter un collègue dans le groupe créé avec ledit client en question pour qu’il reprenne la main sur le dossier.

Utiliser les groupes WhatsApp au sein de son agence

À l’instar des groupes WhatsApp que vous avez créés avec votre famille ou vos amis, organisez des groupes de discussion selon des thématiques.

Créer des groupes pour animer les challenges de l’agence

Lors du RENT 2018, un responsable d’agences (Cyril Cazaux) prônait la stimulation entre équipiers par le biais d’un challenge photo interagences sur WhatsApp pour rendre plus amusante la distribution du magazine de son groupe immobilier. « J’ai offert pour la blague un massage des pieds de 30 minutes à l’agence qui tractera plus de 20 000 exemplaires. Il y avait une telle émulsion que j’ai fait attention que personne ne commence le dimanche soir tellement ça chambrait. »

Utiliser les groupes pour gérer certains dossiers clients

Les groupes WhatsApp sont également tout indiqués pour la gestion des dossiers clients. Ils permettent d’instaurer des espaces d’échange pour regrouper toutes les parties prenantes. Au même titre qu’une conversation mail, me direz-vous, à ceci près que le passage par Whatsapp permet une souplesse accrue dans la recherche des fichiers et des anciens messages. De surcroît, l’indication de la mention « vu » permet de s’assurer que tout le monde est en possession des dernières informations.

Un groupe détente, pour créer de l’animation et de la camaraderie au sein de l’agence

La bonne humeur est un élément fédérateur au sein de votre équipe, sans oublier sa capacité à doper les ventes. Hé oui, la joie est contagieuse! Pour autant, attention à ne pas tout mélanger. Alors, pour les blagues, GIF et photos amusantes, il est judicieux de créer un groupe intitulé « On se lâche », par exemple. Vous verrez aussi qui passe le plus de temps sur ce groupe et, dans le cas échéant, vous pouvez rappeler en privé à un collègue « insistant » qu’il faut y aller avec parcimonie sur ce genre de post.

Attention à ne pas transformer votre messagerie WhatsApp en usine à gaz

Attention à ne pas tomber dans le travers de la multiplication des groupes. D’autres outils digitaux sont plus adaptés. Je pense particulièrement à Slack. Souvenez-vous, Florent vous en parlait déjà en 2016 dans l’article
Comment utiliser Slack pour fluidifier la communication interne de son agence immobilière?.

Pourquoi utiliser WhatsApp avec vos clients?

Pour garantir un suivi de clientèle rapide

Lorsque vous attendez votre fille pour l’emmener au collège ou entre deux visites, votre client sera heureux d’avoir une réponse rapide. C’est pourquoi vous utiliserez les outils « intelligents » qui mâchent le travail, tels que les réponses rapides, qui renvoient instantanément le message type que vous aurez configuré aux questions les plus posées, mais aussi les messages d’accueil, qui résument votre business aux clients, et les messages d’absence, qui précisent le délai de réponse.

Pour faciliter l’envoi de documents et de fichiers

Comme précisé auparavant, vous pourrez facilement faire suivre l’avancée du dossier à des clients grâce au panel d’envois possibles (PDF, vidéo, image…).

Pour optimiser la gestion des dossiers en créant des groupes pour intégrer les parties prenantes

Pour chaque client/dossier, il est possible de créer un groupe et d’intégrer les différentes parties prenantes. S’il s’agit d’une transaction, on va intégrer le notaire, le client vendeur, l’acheteur… Dans le cadre d’un incident dans un bien en gestion locative, on va pouvoir intégrer le propriétaire et l’artisan… En somme, on peut créer un espace de communication dédié à chaque projet de prospect et ainsi faciliter les échanges à tous les protagonistes.

Pour commencer à faire du SMS un des leviers de génération de leads

En effet, WhatsApp va vous permettre de commencer à mettre en place des leviers marketing liés aux messageries mobiles. Je vous invite à aller lire notre article sur les stratégies de prospection par SMS. Je vous conseille également notre article sur l’outil Zapier, qui vous permet de créer des automatismes… et qui se connecte à WhatsApp! 😉 Pour ceux que cela intéresse, un prochain article un peu plus détaillé sur l’automatisation et l’utilisation de WhatsApp en outil marketing est en cours.

WhatsApp est donc la prochaine application que vous devez installer sur votre smartphone. Gratuite, accessible à tous, facile à prendre en main… vous n’avez aucune excuse pour ne pas au moins essayer! Tentez de créer vos premiers groupes avec vos équipes, testez la gestion d’un dossier client via l’outil… Et si cela vous convainc, proposez l’outil à l’ensemble de l’agence. Dans un prochain article, nous aborderons en détail différentes fonctionnalités de WhatsApp et certaines opportunités de business et de créativité que nous offre l’outil.