Temps de lecture : 13 minutes
Vous cherchez un moyen concret pour améliorer votre productivité et développer votre activité immobilière ? La liste de contrôle de vos tâches et de vos indicateurs de performance est un outil indispensable. En effet, celle-ci vous permet de vous organiser, de dresser le bilan de vos objectifs immobiliers et de prendre des décisions éclairées pour vos futurs projets. Afin de vous aider à débuter ou à compléter celle que vous avez déjà, voici notre liste de tâches et de KPIs à vérifier au quotidien, à la semaine, au mois et à l’année.
Immobilier : liste de contrôle à suivre tous les jours
Chaque soir, prenez quelques minutes pour faire le bilan de votre journée de travail. Qu’avez-vous accompli ? Quelles tâches restent en suspens ? C’est le moment idéal pour vous réorganiser et planifier les actions à mener le lendemain. Voici les celles qu’il faut avoir réalisées tous les jours pour éviter l’accumulation de travail et le mécontentement des clients.
En ce qui concerne la relation client :
- répondre à vos mails entrants
Vérifier que vous avez bien répondu à tous vos mails du jour est indispensable pour faire preuve de réactivité et de professionnalisme vis-à-vis de vos clients et prospects. Afin de faire face à un grand afflux de mails, il existe quelques astuces comme :
- organiser les mails dans des dossiers ;
- utiliser une boîte mail intelligente que vous configurez pour trier les messages ou pour y répondre automatiquement (accusé de réception par exemple) ;
- vous servir de modèles de réponses pour les questions fréquentes ;
- gérer les mails au sein d’un CRM qui relie automatiquement les échanges avec les fiches des clients.
- rappeler tous les clients ou prospects qui ont essayé de vous joindre
Comme pour la réponse aux mails, le rappel des clients est aussi un gage de professionnalisme. Il est nécessaire pour établir des relations de confiance et ne pas perdre vos prospects.
- Ici encore, votre CRM est d’une grande utilité puisqu’il permet de créer des rappels ou des notifications afin que vous puissiez vous organiser. De plus, vous avez par ce biais la possibilité d’avoir en mémoire l’historique des appels.
- Sans CRM, vous pouvez tout à fait réaliser un tableau avec le nom du client et son numéro de téléphone, le sujet de l’appel, la dernière date de prise de contact, les actions à effectuer pour lui et le délai pour la prochaine prise de contact. N’oubliez pas dans ce cas de noter cette dernière dans votre agenda.
- envoyer tous vos emails de suivi
Il s’agit non plus de bien répondre aux attentes et aux besoins des clients, mais d’être proactif, d’anticiper. Cela peut être fait par le biais d’un recueil d’avis à la suite d’une visite, de la prise de nouvelles d’un client qui avait un projet de vente ou d’achat, d’un remerciement après la finalisation d’une vente ou bien encore de la présentation de vos services auprès d’un nouveau prospect. Pour vous organiser, vous pouvez noter chaque jour quel client vous devez suivre et inscrire dans votre agenda les moments pour le contacter. Mais le mieux est encore de configurer votre CRM afin d’avoir une page avec toutes vos actions de suivi de la journée.
- répondre aux commentaires sur les réseaux sociaux, partager et aimer des publications
Après les mails et le téléphone, la relation client passe aussi aujourd’hui par les réseaux sociaux. Vérifiez donc que vous avez fait le tour de toutes les plateformes sur lesquelles vous êtes présent et que vous avez bien communiqué avec les personnes qui vous contactent et vous suivent. Pour optimiser votre temps, nous vous conseillons de centraliser votre gestion avec des outils comme Hootsuite ou Sprout Social.
Quant à l’organisation, il s’agit de :
- hiérarchiser vos tâches quotidiennes pour le lendemain
En relisant les tâches que vous devez réaliser dans votre prochaine journée ou celles à venir et en les organisant de manière rationnelle, vous gagnez du temps et l’optimisez. En outre, en faisant un point avec ce que vous avez pu effectuer le jour même, vous pouvez ajuster la quantité de travail du lendemain.
- consulter votre agenda
Vérifiez les heures de vos rendez-vous en contrôlant les temps de trajet. Vous n’oublierez rien et serez à l’heure.
Indicateurs à vérifier toutes les semaines
Comme pour vos vérifications quotidiennes, prenez un temps à la fin de votre semaine pour mesurer plusieurs KPIs. Là encore, c’est l’occasion de dresser un état des lieux à intervalles rapprochés afin d’être en mesure de rectifier le tir rapidement en cas de problème.
Concentrez-vous en premier lieu sur les générations de leads et les conversions de la semaine en faisant la somme du nombre de :
- nouveaux leads générés
Cela est rendu possible grâce à votre CRM immobilier qui le calcule automatiquement ou avec le tableau de bord dans lequel vous avez ajouté chaque nouveau lead au fur et à mesure. Mais vous pouvez aussi vous appuyer sur les résultats de Google Analytics concernant le nombre d’internautes vous ayant contacté via le formulaire si vous avez un site Internet ou sur les inscriptions à votre newsletter. Il existe également des outils similaires sur les réseaux sociaux. Certains sont propres aux plateformes comme Facebook ou Instagram Insight, d’autres sont externes comme Buffer, Sprout Social, Mashup Web Social ou Sendible.
- appels de suivi des prospects et des clients
L’objectif est ici de mesurer votre proactivité et votre régularité. Le résultat est alors à comparer au nombre de leads générés et de conversions pour savoir si les appels portent leurs fruits.
- rendez-vous et visites
C’est l’un des meilleurs moyens pour constater si vos appels, mails et prospections augmentent votre taux de conversion et donc si vos techniques commerciales sont efficaces.
- offres reçues
Il s’agit sur ce point d’examiner le nombre de propositions d’achats pour un bien et de demandes de location. Cela indique l’intérêt que vous suscitez grâce à votre travail sur l’estimation du bien, sa mise en valeur et votre argumentaire. Mais surtout, vous pouvez vérifier que les ventes et les locations sont bonnes. Vous en déduirez que des transactions vont bien avoir lieu et que vous allez produire du chiffre d’affaires. En outre, vous identifiez les biens qui sous-performent afin de mettre en place des actions ciblées.
Enfin, comptez toutes les missions concrètement accomplies. En effet, ces dernières représentent votre but ultime puisque c’est celles qui satisfont toutes les parties et qui vous rémunèrent. Elles soulignent vos compétences en négociation, en gestion des transactions et en capacité de trouver vendeurs, acquéreurs ou locataires.
En matière de budget, contrôlez :
- ce que vous avez dépensé en marketing et ce qu’il vous reste
En suivant votre budget marketing de façon hebdomadaire, vous êtes toujours au fait de son évolution et des retours sur investissement de vos campagnes en temps réel. Il vous est alors plus facile d’adapter vos stratégies en permanence selon ce qui fonctionne ou non, de gagner en flexibilité et donc en rentabilité.
L’idéal pour vous y retrouver plus facilement avec toutes ces données est de créer un tableau de bord hebdomadaire ou de déléguer cette tâche, par exemple à un assistant, un stagiaire ou un prestataire externe. Ce tableau de bord peut également être automatisé grâce à des gestionnaires de données tels qu’Airtable ou Intercom.
KPIs immobiliers à examiner tous les mois
Prenons encore un peu plus de recul sur votre activité en examinant chaque mois vos résultats en matière de performance et de stratégies. Ils contribueront à décider les sommes à attribuer à votre budget marketing, les zones géographiques ou types de clients sur lesquels concentrer vos efforts ou les techniques commerciales à employer en priorité.
Vous êtes déjà membre Premium ? Cliquez ici pour vous connecter
Vous devez être membres pour participer au débat
Cliquez ici pour vous connecter à votre compte Immo2
OU
Devenir membre Immo2 Premium