Gestion locative : Les 4 éléments clés pour réussir la mise en location de vos mandats

Après avoir répertorié 3 éléments clés pour réussir la précommercialisation de vos mandats, on attaque la partie mise en location. Dans le précédent article, nous nous étions arrêtés sur les process à optimiser pour réussir vos annonces. Ici, nous allons voir comment qualifier vos candidats locataires sans que cela prenne trop de temps et comment superviser la livraison de votre bail au futur occupant. On vous montre une nouvelle fois comment automatiser chaque étape pour faire de votre activité de gestion locative une activité rentable !

Cet article est issu de la formation Les meilleures pratiques à adopter pour la location de vos biens immobiliers.
Elle est pilotée par Antoine Delmaille, fondateur de Keyzimmo.

1 – Préqualifiez vos prospects locataires avec des formulaires

Votre mandat est maintenant en ligne sur de nombreux portails immobiliers et vous avez déjà reçu un nombre élevé de candidatures. On va créer un process de sélection via l’emailing pour mesurer la motivation de nos prospects.

1. Commencez par concevoir un mail type pour chaque futur mandat destiné à la location. On vous invite à préparer ce mail dès l’entrée de mandat, ou dès la réception du préavis. Comme ça, il sera prêt à envoyer lors de la réception des candidatures. Il permettra d’accuser réception des candidatures et vous permettra de faire un 1er tri entre les bons et les mauvais dossiers.
2. Regroupez les adresses email de tous vos candidats et envoyez ce mail unique qui renvoie vers un formulaire du type Typeform. Ce formulaire doit vous permettre de faire une découverte client en récoltant des données telles que : nom et prénom du locataire, numéro de téléphone, adresse email, âge, situation professionnelle, salaire, situation maritale…
3. Poursuivez ensuite le process avec les candidats qui auront répondu au formulaire. Vous pouvez à ce stade faire une présélection en fonction des réponses pour ne pas multiplier les visites et gagner du temps pour la suite. Suivant les dates que vous aurez fixées pour les visites, recontactez les candidats préqualifiés rapidement (soit dans les 2 jours).

2 – Automatisez votre sélection de locataires pour la sécuriser 

Après la visite ou la présélection de vos candidats sur la base de vos formulaires, envoyez une liste récapitulative des éléments à fournir par email. Pour être parfaitement dans les clous, le site Internet Service-Public.fr comporte une page qui récapitule toutes les pièces nécessaires à la constitution d’un dossier.

Pour gagner en efficacité et tracer tout le parcours de sélection, mieux vaut se tourner vers des solutions digitales dédiées. Surtout qu’un refus non justifié (sur la base de critères objectifs) peut être qualifié de discriminant et vous condamner à une amende de 45 000 euros. Fabienne Pelissou Teissie, qui a animé la formation sur la discrimination, explique le principe et les avantages d’une plateforme numérique pour valider un dossier locatif :

« La plateforme numérique, c’est magique par rapport à la discrimination. Elle permet de collecter et de valider des documents au fur et à mesure. Une fois le dossier complet, il est enregistré avec date et heure et peut partir à l’étude. On a ici un exemple de traçabilité efficace, facilité et sécurisé. »

👉 Pour horodater les étapes de traitement de dossier, sélectionner et valider les dossiers, tournez-vous vers des solutions de scoring dédiées comme Zelok ou Smartloc.

3 – Pour la rédaction du bail, utilisez les mêmes outils que pour la rédaction du mandat

Pour préparer et rédiger votre mandat en bonne et due forme au moment de la précommercialisation, nous vous suggérons de faire un publipostage ou sinon de vous tourner vers des outils de rédaction spécialisés. Ces supports vous permettront d’automatiser la rédaction du bail et de gagner du temps. De plus, vous allez apporter plus de sécurité à vos interlocuteurs et valoriser l’image de votre agence. Vous serez davantage vu comme une agence moderne et tech.

👉 Utilisez des éditeurs de contrats immobiliers et juridiques comme Sinimo, LeBonBail, Modelo, LegaLife.

👉 Gagnez du temps avec des outils de signature électronique : consultez les fonctionnalités de votre logiciel de transaction ou sinon, rapprochez-vous de solutions comme HelloSign, Sinimo, Yousign.

4 – Digitalisez et externalisez vos états des lieux

Vous venez de trouver le locataire idéal pour le bien de votre client. Il va maintenant falloir organiser un état des lieux complet avant l’entrée du futur occupant. Il doit être le plus précis possible en cas d’incident ou pour un futur état des lieux. 

👉 Utilisez des outils dédiés qui vont vous permettre de prendre une série complète de photos et d’ajouter des commentaires. À savoir Check & Visit, toolimo ou encore France EDL.

L’avantage de ces plateformes est qu’elles permettent de réaliser l’état des lieux et de l’envoyer automatiquement à toutes les parties prenantes de la location. De fait, vous gagnerez du temps et sécuriserez complètement cette étape de diagnostic. Sans compter qu’on est au 21e siècle et que le papier carbone a fait son temps…

Tout est très bien expliqué dans nos formations sur la gestion locative. 👇

Avec notre précédent article pour préparer la commercialisation de votre mandat et maintenant celui-ci, vous serez en mesure d’améliorer rapidement votre process de gestion locative. Nous espérons que toutes nos recommandations de process et de prestataires répondront complètement à vos besoins !