Quels enjeux et outils pour les AG de syndics en ligne ?

Étant donné le contexte sanitaire, les syndics de copropriété doivent à tout prix digitaliser leur métier pour pouvoir l’exercer à distance. Ici, il est question des AGs. On sait que cette opération se révèle complexe même en présentiel. Conséquemment, nous prenons le temps dans cet article de vous en expliquer les enjeux et de vous révéler les outils qui vont vous permettre de faire des AGs virtuelles en toute sérénité.

Les enjeux des outils d’AGs en ligne.

Pour réaliser cet article nous nous sommes rapprochés de Jean-Marc Welsch, président de ImmoSquare qui édite notamment la solution AG-Connect. L’occasion pour cet expert de revenir avec nous sur les différents enjeux du marché des outils de syndics connectés. 

Le syndic en ligne : une transition attendue et accélérée par le COVID

Pour cet expert, la crise n’aura été au final qu’un catalyseur de la loi. Le Covid accélère une transition qui devait d’ores et déjà se réaliser ne serait-ce que pour répondre aux obligations legislatives. 

Des obligations qui avaient besoin d’un petit coup de pouce pour être adoptées par les gestionnaires. En effet, notre expert nous parle d’un frein actuel dans la démocratisation de ces solutions de syndic en ligne : l’interprétation des lois. En effet, la loi ELAN (qui force à la dématérialisation des AG de copropriétés) est encore « jeune » et sujette à interprétation. Il faut donc que les professionnels du secteur prennent le temps de s’emparer de cette loi et de son application.

Surtout que la mise en place de tels outils induit de profonds changements pour les gestionnaires et les copropriétaires. Au-delà de la formation à l’utilisation, qui est un challenge à relever, il y a le côté « numérisation de l’information ». En effet, désormais tout est inscrit et gravé dans le marbre… numérique. Pour Jean-Marc Welsch, celui induit une objectivation de l’AG. Désormais on ne peut plus s’arranger, on ne peut plus tirer sur les lignes, il faut que tout soit carré et continuellement dans les normes. Si il manque un votant, impossible de faire sans. Si quelqu’un part de l’AG au cours de celle-ci et que le quorum redescend.. impossible de transiger tout est marqué dans l’outils.

Les fonctionnalités indispensables d’un outil de syndic en ligne

Nous avons profité de notre entretien pour demander à notre expert quelles étaient, selon lui, les fonctionnalités indispensables d’un bon outil de gestion de syndic en ligne.

• Tout d’abord le logiciel doit être en mesure de gérer les différents types de participation. En visio-conférence, en présentiel, en vote à distance ou encore par procuration.
• Le logiciel doit gérer de façon dynamiques les votes
• Il doit être en mesure de gérer les limitations de procuration
• Il doit gérer automatiquement les spécificités légales (quorum, rédaction du PV..)
• Il doit pouvoir gérer les re-votes
• Gérer en ligne les documents tels que le procès verbal et la feuille de présence.

Si l’outil que l’on a permet de faire tout cela, on est déjà en face d’une solution complète qui nous permettra en tant que gestionnaire de respecter nos obligations et de proposer une expérience client améliorée.

Mais nous avons également demandé à Jean-Marc quelle était la question que les gestionnaires ne pensaient jamais à poser… et pour lui c’est celle de l’équipement. En effet, trop peu de gestionnaires demandent de quel équipement ils auront besoin pour gérer les AGs, et le jour venu il est trop tard pour se rendre compte qu’il manque quelque chose (il conseille d’avoir un laptop et d’être a minima sur deux écrans, pour gérer la visio conférence et l’AG).

Les outils de syndics en ligne que l’on peut retrouver sur le marché

Maintenant que l’on a fait un point sur les enjeux des outils d’AG à distance, intéressons-nous de plus près aux offres présentes sur le marché.

AG-Connect – La solution d’AG à distance par Immo Square

AG-Connect est une plateforme qui permet aux syndics de copropriété d’assurer des AGs complètes et à distance.

La plateforme AG-Connect permet aux syndics de superviser toutes les étapes d’une AG à distance. Avec cet outil, il est possible d’envoyer des invitations aux parties prenantes d’une copropriété, de gérer les votes par correspondances et les procurations, de mettre en place une feuille de présence ou encore de signer la feuille de présence et le procès  verbal par voie électronique. Enfin, les AGs peuvent se tenir via une plateforme de vidéo-conférence intégrée à l’outil AG-Connect.

Le plus d’AG-Connect : comme le titre l’indique, AG-Connect est l’un des nombreux services développés par la marketplace Immo Square. La marque et la notoriété de cet outil se révèlent être un plus dans le choix de cette solution.

Syment –  La Blockchain au service des AGs à distance

Syment est un outil d’AG digitalisé et développé par la technologie blockchain. Pour rappel, la blockchain est une technologie qui permet de rassembler des données (sous formes de blocs) contenues dans des ordinateurs.

Syment est la première startup à avoir utilisé la blockchain. Grâce à la data, cet outil permet d’assurer les AGs plus fiables et de garantir plus de transparence, notamment lors des votes. La plateforme propose ainsi de réaliser des votes à distance, d’organiser les AGs par visioconférence ou encore de générer un procès verbal grâce à un outil de signature électronique intégré.

Le plus de Syment : incontestablement sa technologie qui lui vaut d’être un outil innovant. De plus, Syment se présente comme un gestionnaire complet de copropriété. On y retrouve des fonctionnalités de gestion d’incident ou encore de calendrier partagé.

AGCOP –  la solution d’AGs à distance par H2i

La marque H2i est spécialisée dans le développement de solutions logicielles pour les professionnelles de la copropriété : syndics, gestionnaires et administrateurs de biens. AGCOP est un outil qui s’adresse aux syndics qui souhaitent organiser des AGs à distance.

L’outil AGCOP permet d’organiser les assemblées générales étapes par étape. Soit de sa préparation au vote des résolutions. Via une même plateforme, les professionnels de l’immobilier peuvent envoyer des mails d’invitation aux parties prenantes des AGs, faciliter l’inscription des participants ou générer des procès verbaux grâce à un outil de signature électronique. La tenue des AGs à distance ainsi que les votes se font sur la plateforme AGCOP. 

Le plus de AGCOP : son appartenance à une marque reconnue dans l’édition de logiciels conçus pour les syndics et les gestionnaires de bien. De plus, AGCOP s’intègre avec le logiciel de syndic et d’autres plateformes d’H2i.

VisioSyndic– la solution d’AGs à distance développée par la FNAIM 

Suite au contexte sanitaire et pour répondre aux exigences de distanciation physique, la FNAIM a mis en place avec Media Communication IDF, une plateforme dédiée à l’organisation d’AGs à distance. 

VisioSyndic propose aux syndics et aux copropriétaires d’effectuer des AGs en visio-conférence via un ordinateur, une tablette ou un smartphone. La plateforme propose aussi des fonctionnalités de partage de documents pour garantir la transparence des procès verbaux.

Le plus de VisioSyndic : Ici, il s’agit principalement de bénéficier d’un produit élaboré par une organisation officielle dédiée à l’immobilier : la FNAIM. Soulignons que cette solution a été créée pour pousser les syndics à digitaliser leur métier.

IdealSoft – Gérez vos AGs sur une plateforme multi-tâches

IdealSoft est une société qui propose une palette de logiciels pour tous les professionnels de l’immobilier. Le logiciel AG-Isis est conçu pour les syndics de copropriété qui souhaitent réaliser des AGs à distance.

La plateforme AG-Isis par IdealSoft propose tous les services nécessaires à la tenue des AGs en ligne : préparation de l’ordre du jour, convocation, outil de vote à distance, outil de rédaction rapport et d’expédition des procès verbaux. Tout est fait pour que les syndics n’aient (presque) rien à faire.

Le plus d’AG-Isis : la notoriété et la pluralité des services proposées par sa marque propriétaire : IdealSoft. Les syndics pourront donc se servir de cet outil pour valoriser leur expertise auprès des copropriétaires.

Vous savez désormais qu’il est possible de faire des AGs à distance et avec quels outils vous pouvez en réaliser. Nous espérons que vous vous tournerez vers une de ces solutions si ce n’est pas déjà fait. Soulignons que les outils d’AGs à distance pourront être utilisés même après la crise sanitaire.