Si l’immobilier n’est pas encore totalement virtuel, les outils permettant aux professionnels de dématérialiser les différents échanges et actions se multiplient. Gain de temps, économies en tout genre, démarche écologique… les promesses derrière ces propositions sont nombreuses. Aujourd’hui, on a donc décidé de s’intéresser aux outils de base qui permettent de faire passer votre agence dans les nuages (de données).

Partagez vos mandats

Les outils d’intercabinet

Votre profession a souvent mauvaise presse du fait de la concurrence. Les clients peuvent avoir l’impression que les agences se livrent une guerre sans merci pour dénicher des mandats. Les outils d’intercabinet sont l’occasion de travailler en collaboration avec d’autres agents et de redorer votre image. Ils offrent une ouverture sur d’autres marchés et viennent donc élargir l’offre de service de l’agence.

Par exemple, si vous venez de décrocher un mandat exclusif, d’autres agences vont pouvoir proposer des clients acquéreurs potentiels directement sur ce genre de plateforme. Les solutions d’intercabinet sont nombreuses. Parmi elles, on peut notamment citer Lici, dont nous vous avons déjà parlé dans nos colonnes.

Passez à la signature électronique

On peut tout d’abord parler des solutions de signature électronique, une des bases pour dématérialiser les différentes démarches administratives au sein de votre agence. La signature électronique garantit un sacré gain de temps pour vous et toutes les parties prenantes de transactions immobilières : acquéreurs, vendeurs, banques et notaires. Mais aussi d’argent! Mandats de vente, de location, bons de visite… tous ces documents n’ont pas besoin d’être imprimés s’ils peuvent être complétés et ratifiés numériquement.

Les fonctionnalités de signature de votre logiciel de transaction

La première chose à regarder, c’est si votre logiciel de transaction intègre cette fonctionnalité. L’avantage étant de se reposer directement sur un outil connu au sein de votre agence et intégré à vos process.

Les outils de signature électronique

Il existe également des outils dédiés à la signature électronique. Ces applications permettent d’intégrer la signature électronique sur la plupart des documents au sein de l’agence. Là où les modules intégrés aux logiciels peuvent connaître plus de limitations (à vérifier cependant en fonction de vos besoins), la plupart de ces outils permettent d’avoir des signatures authentifiées et valables légalement.

Les états des lieux dématérialisés

Cela fait maintenant quelque temps que nous vous parlons des états des lieux dématérialisés. Ces applications permettent aux professionnels de l’immobilier de faire passer ces documents au format numérique. Les bénéfices sont nombreux : gain de temps dans la réalisation du document, sauvegarde et archivage facilités par rapport à la version papier, transmission par email sans avoir à passer par la case scan, enrichissement avec des photographies et, forcément, l’image que cela renvoie du professionnel.

Les applications dédiées

Parmi les solutions d’états des lieux qui existent, il y a EDLPRO, solution mobile qui propose toutes les fonctionnalités que l’on peut attendre d’une application de ce type. La société propose également la délégation des états des lieux via France EDL pour les professionnels ne souhaitant pas se charger de ce type d’activité. Cette proposition quelque peu différenciante est plutôt intéressante et c’est ce qui m’a poussé à mettre la société dans cet article. Pour creuser le sujet des applications d’états des lieux, je vous renvoie à notre article dédié à ces outils.

Les modules de votre logiciel de transaction

Certains logiciels proposent directement des fonctionnalités ou des connexions avec des outils d’états des lieux. Rassembler vos activités en un seul outil est une bonne manière d’optimiser son utilisation et son appropriation par les équipes de votre agence (un seul outil à maîtriser).

Je vous invite à aller voir du côté de votre logiciel de transaction pour vérifier s’il propose ce type de fonctionnalité ou des partenariats avec des solutions existantes. Pour faire le point sur votre logiciel de transaction et les éléments qui vous permettent d’en préférer un plutôt qu’un autre, je vous renvoie à notre article dédié… Où l’on pourrait justement ajouter la présence de ce type de détail comme élément de sélection.

Outils de stockage et d’édition des documents en ligne

Le fait de faire passer son agence à l’ère du dématérialisé passe également par l’utilisation d’un outil dédié au stockage des documents. C’est grâce à ces outils que vous allez pouvoir sauvegarder les différents documents (contrats, photographies, vidéos…) et les rendre accessibles depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette. Tant qu’à passer au format dématérialisé, autant profiter de tout ce que cela peut apporter.

Les solutions de type Google Drive / Dropbox

Les premiers outils auxquels on pense en termes de stockage sont ceux de Dropbox et de Google Drive. Si la première solution se focalise surtout sur le stockage en ligne des documents, la seconde propose toute une gamme d’outils pour éditer les documents en ligne (une suite Office, mais en ligne en somme). Ces deux outils vous rendront bien plus productif dans vos process et favoriseront le travail auprès de vos collaborateurs.

Les NAS et le stockage propriétaire

Si vous êtes frileux à l’idée de stocker vos documents chez des services tiers, on peut vous comprendre. Il existe toutefois des solutions pour avoir votre propre outil de stockage en ligne. Un NAS est une sorte de « disque dur connecté » que vous pouvez rendre accessible à vos collaborateurs au sein de l’agence et en dehors. Toutefois, pour assurer une sécurité totale sur votre NAS, il vous faudra de solides connaissances en informatique des réseaux. Dans la mesure où vos données sont accessibles par Internet, elles rendent votre NAS vulnérable au piratage informatique.

Maximisez l’utilisation de l’application mobile de votre logiciel

Le logiciel est l’outil numéro un des agents immobiliers. C’est donc forcément un des éléments à regarder en premier au niveau de la dématérialisation d’une agence et l’optimisation des outils utilisés par ses collaborateurs.

Alors, par définition, un logiciel de transaction est dématérialisé, mais si on va un peu plus loin et que l’on se questionne sur comment optimiser l’utilisation de vos outils, on peut se pencher sur les applications mobiles proposées par ces prestataires.

Mais la question n’est pas « Mon logiciel propose-t-il une application? ». Tous les logiciels proposent une application mobile de nos jours. Non, il faut vous demander comment cette application vous permet d’être plus efficace. Posez-vous une série de questions. Cette application vous permet-elle de vous connecter à d’autres de vos outils? Propose-t-elle des fonctionnalités de réalisation d’états des lieux? Pouvez-vous diffuser des photographies instantanément? Contacter les leads en mobilité? Cette application est-elle simple à prendre en main?

La dématérialisation des documents administratifs

Ici, on est dans une proposition de valeur très proche de celle des outils de signature électronique. Seulement, les applications dont on parle ici vont chercher à dématérialiser l’ensemble des tâches liées à la rédaction, l’édition et la finalisation des documents juridiques. Ces solutions s’adressent donc aux professionnels qui souhaitent s’équiper d’une solution complète pour leurs documents légaux. C’est-à-dire une solution capable de générer les documents, en prenant en compte les évolutions législatives, et de les compléter en ligne et de les faire signer au format numérique.

Créatis de Tissot

Tissot est l’un des acteurs principaux de la dématérialisation des documents dans l’immobilier. La société édite des documents à destination des professionnels de l’immobilier depuis maintenant de nombreuses années. Bien avant que la dématérialisation ne soit un sujet présent sur toutes les lèvres. Ce qui garantit la qualité des documents que l’on acquiert sur la plateforme. Créatis est la solution de dématérialisation des documents proposée par la société.

Unlatch (anciennement LegaLife Immobilier)

LegaLife propose de faire passer l’ensemble de vos documents juridiques au format numérique. Les professionnels peuvent retrouver des gabarits complets et adaptés à leurs besoins. Ils n’ont plus qu’à envoyer ledit document aux différents intervenants pour le faire compléter et ratifier. Le tout au format numérique, bien évidemment. L’avantage étant que LegaLife propose plusieurs types de contrats, et surtout, est en mesure de suivre et d’intégrer les obligations légales liées à ces derniers.

LeBonBail

LeBonBail, comme son nom l’indique, s’est positionné sur les documents liés à la gestion locative. Les documents générés sont conformes aux exigences de la loi ALUR et peuvent être complètement remplis en ligne. Un gain de temps et de papier lorsque l’on sait que certains contrats de location peuvent comporter plusieurs dizaines de pages. La société propose également des solutions pour vos états des lieux et les contrats de caution.

Les outils de prise de rendez-vous

S’il y a bien une chose qui peut représenter un vrai casse-tête pour vous et vos prospects, c’est bien de trouver un créneau qui vous conviendra. Il va donc être judicieux d’utiliser un calendrier ou un agenda en ligne, qui vous connecte vous et vos clients.

Plusieurs outils automatisés vont vous faciliter la vie! Vous renseignez vos disponibilités, vos préférences. Les logiciels envoient automatiquement des invitations à vos prospects, confirment le rendez-vous et le notifient. L’autre avantage de ces outils est qu’ils fonctionnent comme des gestionnaires de projet, qui vont évaluer la performance de vos rendez-vous. Parmi ces outils, on retrouve Intercom, TIMIFY et Assistant.immo par Julie Desk.

Plus classique et pratique, on retrouve Google Agenda. Si vous avez un compte Gmail, cet outil permet lui aussi de renseigner vos disponibilités, de paramétrer des créneaux par catégorie (estimation, visites…) et de partager ce calendrier avec vos prospects et clients.

Enfin, Facebook et Instagram offrent également une prestation de prise de rendez-vous sur votre page professionnelle. Pour vos prospects, pas besoin de se rendre sur votre site Internet ou de vous appeler. Ils peuvent directement prendre rendez-vous selon le domaine d’expertise qui les intéresse (estimation, visites…). Sachez que ces deux fonctionnalités peuvent être intégrées à l’outil Google Agenda.

Pour les trois solutions qui viennent d’être citées, je vous enjoins à lire notre article dédié. Nous vous y avons réalisé trois tutos pour Google Agenda, Facebook et Instagram.

Les visites virtuelles pour dématérialiser… les visites

Autre process qu’il va falloir dématérialiser, et surtout depuis l’épidémie : ce sont les visites. En réalité, ces solutions ont de nombreux avantages, le premier étant le gain de temps pour le professionnel et le client. En effet, avec une visite virtuelle intégrée directement à l’annonce, le professionnel s’évite une majorité de visites inutiles.

Klapty

Parmi les solutions de réalisation de visites virtuelles, il y a notamment Klapty. Cet outil se différencie notamment en proposant de réaliser les visites virtuelles en utilisant son smartphone et par ses fonctionnalités de home staging virtuel. Ici, pas besoin d’appareils spécifiques. Un smartphone suffit et le professionnel peut ensuite réaliser et partager sa visite virtuelle.

enVisite

enVisite est une autre solution de réalisation de visites virtuelles. La solution se différencie notamment par ses fonctionnalités de visite live où le professionnel peut accompagner à distance son prospect durant la visite virtuelle. Côté équipement, une simple caméra à 360° permet de réaliser des visites virtuelles, le professionnel se faisant guider par l’application d’enVisite directement. Le résultat peut ensuite être exporté en tant que plan, maquette 3D ou encore comme visite virtuelle.

Les visites live

Réalisable sur Facebook ou encore Zoom, la visite live a de multiples avantages. Véritable solution interactive, l’aspect relationnel s’en retrouve conservé. Vous pouvez réaliser une visite encore plus personnalisée qu’une visite traditionnelle et préqualifier vos acheteurs. Cependant, une visite live ne s’improvise pas. Et cela commence par la maîtrise de l’outil et votre confiance en vous. Réaliser une visite en direct avec plusieurs personnes demande une préparation méticuleuse, que nous vous avons séquencée dans un article dédié, juste en dessous!

à propos

Arnaud Hamzaoui

Article rédigé par Arnaud Hamzaoui

L'un des anciens chez Immobilier 2.0, on l'a formé sur les bancs de l'école! Arnaud est responsable de la section Actualités et veille sectorielle. C'est lui qui déniche les dernières news de l'industrie immobilière et qui les compile. Il s'occupe aussi de la rédaction d'a ... Lire la suite